12 lutego 2025

e-Doręczenia – jak założyć e-skrzynkę? Krok po kroku

W Polsce e-Doręczenia to nowoczesne narzędzie, które pozwala na bezpieczną i wygodną wymianę korespondencji między firmami a instytucjami publicznymi. Zastępuje tradycyjne listy polecone, stanowiąc elektroniczny odpowiednik listu z potwierdzeniem odbioru. Dzięki niemu komunikacja z urzędami staje się szybsza, prostsza i bardziej efektywna. Od 1 stycznia 2025 roku, w zależności od formy działalności, przedsiębiorcy będą zobowiązani do stosowania e-Doręczeń. Jak zatem założyć skrzynkę do e-Doręczeń? Oto szczegółowy przewodnik.

Krok 1: Wypełnienie wniosku o adres i skrzynkę do e-Doręczenia

Aby założyć skrzynkę, należy rozpocząć od wypełnienia wniosku o adres do e-Doręczeń. W tym celu należy:

• Wypełnić formularz wniosku na platformie www.biznes.gov.pl.
• Dołączyć dokumenty potwierdzające reprezentację lub pełnomocnictwo podmiotu (wzory pełnomocnictwa dostępne są w wersjach Word i PDF).
• Jeśli pełnomocnik nie jest zwolniony z opłaty skarbowej, dołączyć dowód opłaty za pełnomocnictwo.
• Uzupełnić dane dotyczące podmiotu oraz wskazać administratora skrzynki (osobę, która będzie zarządzać adresem e-Doręczeń), podając jej dane i adres e-mail.

Po wypełnieniu formularza należy dokładnie sprawdzić wszystkie dane i podpisać wniosek elektronicznie – za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego. Potwierdzenie złożenia wniosku zostanie wysłane na adresy e-mail administratorów, których wskazano we wniosku.

Krok 2: Sprawdzanie statusu wniosku?

Po złożeniu wniosku można sprawdzić jego status, logując się na stronie edoreczenia.gov.pl w zakładce „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”. Znajdziesz tam wszystkie złożone wnioski oraz informację o ich statusie. Jeśli po złożeniu wniosku zauważysz błąd (np. brak pełnomocnictwa), nie składaj nowego wniosku. Poczekaj na odrzucenie wniosku, a następnie składaj poprawioną wersję.

Krok 3: Aktywacja skrzynki do e-Doręczenia

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, administrator (osoba wskazana w formularzu) otrzyma e-mail z instrukcją, jak aktywować skrzynkę. Proces aktywacji odbywa się w 5 krokach:

1. Zaloguj się do serwisu mObywatel.gov.pl.
2. W menu bocznym wybierz zakładkę „Twoje skrzynki”.
3. Kliknij przycisk „Aktywuj skrzynkę” obok wybranej skrzynki.
4. Podaj adres e-mail do powiadomień i zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
5. Kliknij przycisk „Aktywuj”.

Po aktywacji, administrator otrzyma potwierdzenie, że skrzynka jest gotowa do użycia.

Krok 4: Wdrażanie e-Doręczenia w firmie

Terminy wdrażania e-Doręczeń dla firm różnią się w zależności od formy działalności oraz daty jej rejestracji:

• Od 1 stycznia 2025 r. – dla nowych firm rejestrujących się w KRS lub CEIDG.
• Od 1 kwietnia 2025 r. – dla firm zarejestrowanych wcześniej w KRS.
• Od 1 lipca 2025 r. – dla firm, które dokonują zmian we wpisie w CEIDG.
• Od 1 października 2026 r. – dla firm zarejestrowanych w CEIDG przed 2024 r.

Krok 5: Założenie i zarządzanie skrzynką e-Doręczeń

Utworzony adres do e-doręczeń przypomina ciąg znaków, który jest rozpoznaway i odczytywany przez system. Ciąg znaków jest identyfikatorem oraz de facto adresem e-doręczeń. Poszczególne symbole w konstrukcji AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ oznaczają:

• AE – oznacza dosłownie „adres elektroniczny”;
• PL – kod kraju zgodny ze standardem ISO 3166;
• X – cyfra;
• Y – litera;
• ZZ – suma kontrolna.

Korespondencja wysyłana pomiędzy podmiotami publicznymi oraz od obywateli i firm do podmiotów publicznych jest bezpłatna. System e-Doręczeń to krok ku uproszczeniu formalności dla firm, umożliwiający bezpieczną i szybką wymianę korespondencji z urzędami. Aby skorzystać z tej usługi, przedsiębiorcy muszą założyć skrzynkę e-Doręczeń, co wiąże się z kilkoma prostymi krokami, takimi jak złożenie wniosku, aktywacja skrzynki oraz wyznaczenie administratora. Ważne jest, aby przedsiębiorcy byli świadomi dat wdrożenia e-Doręczeń, które zależą od formy i daty rejestracji ich działalności.