W Polsce e-Doręczenia to nowoczesne narzędzie, które pozwala na bezpieczną i wygodną wymianę korespondencji między firmami a instytucjami publicznymi. Zastępuje tradycyjne listy polecone, stanowiąc elektroniczny odpowiednik listu z potwierdzeniem odbioru. Dzięki niemu komunikacja z urzędami staje się szybsza, prostsza i bardziej efektywna.
Od 1 stycznia 2025 roku, w zależności od formy działalności, przedsiębiorcy będą zobowiązani do stosowania e-Doręczeń. Jak zatem założyć skrzynkę do e-Doręczeń? Oto szczegółowy przewodnik.
Aby założyć skrzynkę, należy rozpocząć od wypełnienia wniosku o adres do e-Doręczeń. W tym celu należy:
Po wypełnieniu formularza należy dokładnie sprawdzić wszystkie dane i podpisać wniosek elektronicznie – za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego. Potwierdzenie złożenia wniosku zostanie wysłane na adresy e-mail administratorów, których wskazano we wniosku.
Po złożeniu wniosku można sprawdzić jego status, logując się na stronie edoreczenia.gov.pl w zakładce „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”. Znajdziesz tam wszystkie złożone wnioski oraz informację o ich statusie. Jeśli po złożeniu wniosku zauważysz błąd (np. brak pełnomocnictwa), nie składaj nowego wniosku. Poczekaj na odrzucenie wniosku, a następnie składaj poprawioną wersję.
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, administrator (osoba wskazana w formularzu) otrzyma e-mail z instrukcją, jak aktywować skrzynkę. Proces aktywacji odbywa się w 5 krokach:
Po aktywacji, administrator otrzyma potwierdzenie, że skrzynka jest gotowa do użycia.
Terminy wdrażania e-Doręczeń dla firm różnią się w zależności od formy działalności oraz daty jej rejestracji:
Utworzony adres do e-doręczeń przypomina ciąg znaków, który jest rozpoznaway i odczytywany przez system. Ciąg znaków jest identyfikatorem oraz de facto adresem e-doręczeń. Poszczególne symbole w konstrukcji AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ oznaczają:
Korespondencja wysyłana pomiędzy podmiotami publicznymi oraz od obywateli i firm do podmiotów publicznych jest bezpłatna.
System e-Doręczeń to krok ku uproszczeniu formalności dla firm, umożliwiający bezpieczną i szybką wymianę korespondencji z urzędami. Aby skorzystać z tej usługi, przedsiębiorcy muszą założyć skrzynkę e-Doręczeń, co wiąże się z kilkoma prostymi krokami, takimi jak złożenie wniosku, aktywacja skrzynki oraz wyznaczenie administratora. Ważne jest, aby przedsiębiorcy byli świadomi dat wdrożenia e-Doręczeń, które zależą od formy i daty rejestracji ich działalności.