8 października 2025

Inspektor PIP – nowe uprawnienia, jak to wpłynie na popularne B2B

Od 1 stycznia 2026 r. dzięki nowelizacji uprawnień, Państwo Inspekcja Pracy (Inspektor PIP) uzyska możliwość reklasyfikowania samozatrudnienia (popularnego B2B) nadając im status stosunku pracy, dotyczy to również umów zlecenie. Obecnie projekt nowelizacji uprawnień trafił do wykazu prac legislacyjnych.

Celem wprowadzenia takich przepisów jest, aby można było stwierdzić (na mocy decyzji administracyjnej) stosunek pracy przez Państwową Inspekcję Pracy wobec zawartej umowy cywilnoprawnej (zarówno B2B jak i umowy zlecenie), jeśli warunki w jakich wykonywana jest umowa cywilnoprawna przejawiają charakter umowy o pracę. Co ważne – decyzja taka będzie miała skutek natychmiastowy, z kolei odwołanie od takiej decyzji nie wstrzyma jej wykonalności.

Dla przypomnienia, umowy cywilnoprawne charakteryzują się większą elastycznością (zarówno dla pracowników jak i pracodawcą) i pozwalają na korzystniejsze opodatkowanie i oskładkowanie dochodów z tytułu pracy wykonywanej dla kontrahenta (pracodawcy). Nowelizacja uprawnień PIP wynika z kamieni milowych przyjętych w warunkach Krajowego Planu Odbudowy.

Uznanie umowy cywilnoprawnej za stosunek pracy

Istotne jest, że o ile sam cel wprowadzenia nowych uprawnień jest pozytywny (przede wszystkim walka z różnymi formami nadużycia umów) o tyle same skutki jakie może powodować taka reklasyfikacja mogą okazać się rażące. Największym problemem mogą się okazać skutki podatkowe takiej decyzji co do przeszłości – w tym przede wszystkim w kontekście rozliczenia VAT, ZUS, PIT i CIT.

W praktyce może to oznaczać, że przy reklasyfikacji kontraktu B2B na umowę o prace konieczne będzie wyliczenie i odprowadzenie zaległych składek ZUS, zaliczek na PIT i skorygowanie deklaracji podatkowych (po stronie pracodawcy) oraz wyzerowanie zeznania podatkowego i złożenie nowego (właściwego zeznania podatkowego) po stronie pracownika.

Problematyczne staje się również jakie podejście obiorą organy podatkowe w przypadku rozliczania przez pracodawcę VAT z faktur wystawianych przez samozatrudnionego. Istnieje ryzyko, że takie faktury zostaną przez urząd skarbowy potraktowane jako tzw. puste faktury i pracodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia, co więcej istnieje ryzyko, że sam organ podatkowy być może nie będzie chciał zwrócić podatnikowi (samozatrudnionemu) zapłaconego VAT.

Z tytułu potencjalnych zaległości podatkowych mogą powstać również odsetki podatkowe – a należy pamiętać, że korekta wsteczna może objąć nawet 5 lat podatkowych. Ponadto o swoje należności może również upomnieć się Zakład Ubezpieczeń Społecznych (w związku z tym, że składki ZUS w przypadku umów cywilnoprawnych często są niższe niż w dla umowy o pracę).

Inspektor PIP – kluczowe zmiany dzięki nowelizacji

Jakie będą najważniejsze zmiany, które znajdą się w nowelizacji przepisów:

• uprawnienie PIP do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę,
• wprowadzenie możliwości przeprowadzania przez PIP zdalnych kontroli,
• co najmniej dwukrotne zwiększenie maksymalnej wysokości grzywny, jaką PIP może nałożyć w postępowaniu mandatowym,
• wprowadzenie obowiązku sporządzania przez PIP rocznych i wieloletnich planów działań dla kontroli celowych na podstawie analizy ryzyka,
• umożliwienie wymiany danych pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową na potrzeby kontroli.

Na co zwrócić uwagę w przypadku samozatrudnionych i zleceniobiorców

Co prawda propozycja nowelizacji uprawnień PIP jest aktualnie na etapie projektu i trafiła do wykazu prac legislacyjnych, to już teraz należy się zastanowić czy z tego tytułu mogą wystąpić w działalności jakieś ryzyka.

Jeszcze przed wejściem przepisów można się odpowiednio przygotować – poprzez przeprowadzenie audyt, czy w przedsiębiorstwie występują jakieś kontrakty B2B lub umowy zlecenia, które potencjalne mogą zostać reklasyfikowane jako umowy o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych – musza one przejawiać charakter samodzielności samozatrudnionego lub zleceniodawcy. W tym kontekście można wymienić kilka przykładowych cech jakie powinien przejawiać charakter wykonywanych przez pracownika na podstawie stosunku pracy:

• sztywne godziny prac (np. od 9 do 17) zamiast elastyczności w wykonywaniu zadań,
• obowiązek przychodzenia do biura, brak możliwości pracy zdalnej,
• stałe miejsce wykonywania pracy,
• ewidencja czasu pracy,
• raportowanie postępu prac przełożonemu,
• wyznaczanie konkretnych zadań przez przełożonego,
• świadczenie pracy wyłącznie dla jednego podmiotu (pracodawcy),
• korzystanie ze sprzętu dostarczonego przez pracodawcę,
• wykonywanie identycznych zadań jak przed przekształceniem (z etatu na B2B), niemożność korzystania z podwykonawców,
• nieprawidłowe zapisy umowne (np. odnoszące się do „pracownika”).

W świetle powyższego, nie ma jednej właściwej receptury na uniknięcie ryzyka związanego z nowelizacją uprawnień przez PIP. Natomiast, nic nie stoi na przeszkodzie aby już teraz przygotować się na nowe przepisy i uniknąć potencjalnych negatywnych skutków w przyszłości.