10 lipca 2025

Kasy fiskalne od lipca 2025 roku – zmiany

Z dniem 1 lipca 2025 r. wchodzą w życie dwa nowe rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące kasy fiskalne (kas rejestrujących). Zastępują one wcześniejsze przepisy z lat 2019 i 2020. Choć większość regulacji pozostała bez zmian, pojawiło się kilka istotnych nowości, które mają wpływ zarówno na sposób ewidencji sprzedaży, jak i obowiązki przedsiębiorców.

Nowe regulacje dotyczące kas rejestrujących

Nowe przepisy dostosowano m.in. do zmian w ustawie VAT, które umożliwiają przesyłanie e-paragonów – dokumentów w formie elektronicznej, wysyłanych za zgodą nabywcy. Przedsiębiorcy mogą teraz wybierać między paragonem papierowym a elektronicznym, korzystając z tzw. „HUB-u paragonowego”, czyli systemu Krajowej Administracji Skarbowej, który pośredniczy w przekazywaniu e-paragonów.

W rozporządzeniu uregulowano też:

• przesyłanie danych między kasami online a Centralnym Repozytorium Kas (CRK),
• wymagania dla kas specjalnych (np. w automatach),
• procedury awaryjne przy awarii lub utracie kasy.

Kasy fiskalne i e-paragony

Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie możliwości wystawiania paragonów fiskalnych w formie elektronicznej (tzw. e-paragonów). Dzięki temu sprzedawcy, za zgodą nabywcy i po wcześniejszym uzgodnieniu sposobu przekazania, mogą przesyłać paragony w wersji cyfrowej zamiast papierowej. Pomocny w tym będzie tzw. „HUB paragonowy” – system informatyczny Krajowej Administracji Skarbowej, który pośredniczy w przekazaniu e-paragonów bez potrzeby podawania danych osobowych klienta.

Nowe rozporządzenia określają również techniczne i organizacyjne zasady działania kas online. Kasy te mogą automatycznie lub na żądanie przekazywać dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Wprowadzono też szczegółowe zasady dotyczące kas specjalnych, np. tych montowanych w automatach samoobsługowych, oraz procedury na wypadek awarii lub utraty kasy.

Kasy fiskalne wirtualne i ich wymagania

Drugie z nowych rozporządzeń odnosi się do kas mających postać oprogramowania, czyli tzw. kas wirtualnych. Podobnie jak w przypadku kas sprzętowych, można z nich wystawiać e-paragony. Wprowadzono także wymóg posiadania ważnych certyfikatów wydanych przez producenta (na okres 5–10 lat) oraz automatyczny proces fiskalizacji urządzeń. Nowe przepisy regulują również, co należy zrobić w przypadku zakończenia używania kasy – np. w związku z zamknięciem działalności.

Nowe obowiązki dla wybranych przedsiębiorców

Od 1 lipca 2025 r. obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących obejmie także tych przedsiębiorców, którzy dotąd korzystali ze zwolnień. Dotyczy to m.in. sprzedawców wyrobów nikotynowych bez spalania, alkoholu technicznego oraz paliw stałych do celów opałowych. Kończy się więc okres przejściowy określony w rozporządzeniu z grudnia 2024 r.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że nowe przepisy mają poprawić skuteczność systemu podatkowego, ograniczyć nieprawidłowości w rozliczeniach VAT i zmniejszyć skalę nieuczciwej konkurencji. Szczególnie korzystne mają być dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców, dla których uproszczenie i cyfryzacja procesów sprzedażowych oznaczają większą wygodę i przejrzystość działania.