1 grudnia 2025

Koszty reprezentacji w spółce vs. koszty reklamowe

Koszty reprezentacji w spółce

Stosownie do definicji określonej w art. 15 ust 1. Ustawy o CIT, wydatek uznaje się za koszt uzyskania przychodów, jeżeli nie został enumeratywnie wymieniony w katalogu wyłączeń w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz przejawia on następujące cechy:

• jest definitywnie poniesiony,
• jego celem jest uzyskanie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów,
• powinien mieć związek z działalnością gospodarczą podatnika,
• powinien być właściwie udokumentowany,
• nie może być zwrócony w jakiejkolwiek formie.

Problem pojawia się, gdy wydatek, mimo, że spełnia następujące cechy – jest uznawany za koszt reprezentacji – wiąże się to z tym problemem, że w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na reprezentację, w szczególności usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wydatki na reprezentację odnoszą się przede wszystkim do dokonania takich działań, które mają na celu stworzenia oczekiwanego wizerunku przed kontrahentami (potencjalnymi lub aktualnymi) – w szczególności poprzez wykreowanie pozytywnego i profesjonalnego wizerunku podatnika lub jego działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z klientem.

Jako przykład wydatków, które uznaje się za koszty reprezentacji można wymienić koszty spotkania z kontrahentem w restauracji bądź np. koszty zakupu upominków lub alkoholu dla kontrahentów. Jeśli charakter tych wydatków wskazuje wyłącznie na budowę wizerunku firmy lub wywarcie wrażenia na kontrahencie to taki wydatek może być potraktowany przez organ podatkowy jako wydatek na reprezentację.

Reprezentacja a reklama

Za reklamę należy uznać takie działania, które są podejmowane w celu przekonania klienta do zakupu oferowanej usługi lub produktu – reklama może przybierać różne formy – rozpoczynając od reklam telewizyjnych, radiowych, poprzez reklamy na bilboardach, ulotkach a kończąc nawet na upominkach lub akcesoriach opatrzonych logiem firmy.

Istotne jest przy tym to, że wydatki na reklamy co do zasady stanowią koszty uzyskania przychodów w przeciwieństwie do kosztów reprezentacji – wydatki na reklamę mają za cel osiągnięcie lub pozyskanie źródła przychodów a nie wykreowanie pewnego wizerunku u kontrahentów – tak jak to ma miejsce w przypadku kosztów reprezentacji.

Wyjątkiem są tutaj drogie przedmioty. W takiej sytuacji np. drogie upominki, które z zasady mają charakter reklamowy (jako że mogą wywołać pewne pozytywne skutki w odbiorze przez klienta) również uważane są za koszty reprezentacji. Niestety nie istnieje żaden wyznacznik. Dany produkt (wydatek) będzie uznawany za drogi – zmieniając klasyfikacje wydatku z reklamy na reprezentację.

W świetle powyższego, każdorazowo należy przeanalizować wydatek pod kątem jego ceny w odniesieniu do przyjętych i powszechnie znanych cen podobnych produktów – czy aby taki wydatek nie będzie odbiegać cenowo od innych produktów – może to robić problem nie uwzględnienia go w kosztach uzyskania przychodów.