Krajowy System e-Faktur coraz bliżej – czego możemy się spodziewać?

Innowacyjny, ogólnonarodowy i dobrowolny na razie system zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi zacznie funkcjonować od 1 stycznia 2022 roku. Etap pilotażowy, polegający na testowaniu nowych rozwiązań w ramach polskich przedsiębiorstw, rozpocznie się wcześniej, bo już od 1 października tego roku.

Krajowy System e-Faktur to kolejny już, po Portalu Rejestrów Sądowych uruchomionym od 1 lipca, przykład postępującej elektryfikacji narzędzi i instytucji podatkowych w Polsce. Podobne rozwiązania, pozwalające na generowanie i przechowywanie faktur na serwerach organów rządowych, z powodzeniem funkcjonują już w niektórych krajach Unii Europejskiej.

Najważniejszą funkcją KSeF jest z pewnością funkcjonalność automatycznego doręczania faktury nabywcy poprzez procedurę elektroniczną. Wytworzy się zatem nowe, szybsze połączenie między wystawcą a odbiorcą. Co więcej, po wprowadzeniu faktury do systemu, interfejs będzie analizował zgodność danych w porównaniu ze wzorem faktury ustrukturyzowanej oraz przydzielał unikalny numer ID.

Funkcjonowanie KSeF opiera się o schemat tzw. faktur ustrukturyzowanych – formacie, który pozwala na automatyzację procesów weryfikacji i archiwizacji dokumentów finansowych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to trzecia dopuszczalna forma rozliczania transakcji obok faktur papierowych i elektronicznych. Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 roku, faktura ustrukturyzowana zawiera określone przepisami informacje, formę i zapisana w odpowiednim formacie elektronicznym, np. xml, umożliwiającym automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych w niej zawartych.

Faktura w formie ustrukturyzowanej przygotowana jest zatem tak, aby mogły ją czytać i analizować programy księgowe oraz uniwersalne formaty plików, jak JPK_VAT. Od października 2021 roku, będzie współpracować również z systemem KSeF.

Robocza wersja struktury logicznej

Aby wyjść naprzeciw przedsiębiorcom zainteresowanym systemem e-Faktur, Ministerstwo Finansów udostępniło 6 sierpnia roboczą wersję struktury logicznej. Wczesny dostęp do przykładowego szablonu pozwoli szybciej i skuteczniej przygotować się do zmian czekających od nowego roku. Ustawodawcy nie ukrywają, że przejście na KSeF wymagało będzie modernizacji oprogramowania wykorzystywanego do operacji księgowych.

Robocza wersja struktury dostępna jest tutaj.

Krajowy System e-Faktur – obowiązkowy od 2023 roku?

Ministerstwo Finansów nie ukrywa zamiarów ustanowienia systemu KSeF obowiązkiem dla wszystkich podatników i ich kontrahentów. Według wstępnych założeń miałoby to nastąpić dopiero od 2023 roku. Jako argument przemawiający za tym planem, Ministerstwo wskazuje korzyści płynące z nowego systemu. Faktury będą przechowywane na platformie MF nawet do 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione, co zapewnia im ochronę. System na podstawie schematu faktury ustrukturyzowanej będzie dokonywał analizy spójności danych, co pozwoli zmniejszyć ilość błędów przy okazji generacji plików JPK.

System ma w przyszłości pozwolić na przyznawanie dostępu do faktur podmiotom trzecim, takim jak np. biura rachunkowe lub zakontraktowani księgowi.