27 maja 2025

KSeF 2.0 – podsumowanie informacji przed wdrożeniem systemu

Pod skrótowcem KSeF (lub KSeF 2.0) kryje się Krajowy System e-Faktur, czyli ogólnopolski, obowiązkowy system przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Z jego pomocą przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane, cechujące się standaryzowanym szablonem. Jego celem jest cyfryzacja oraz uproszczenie procesu fakturowania w obrocie gospodarczym.

Faktura ustrukturyzowana posiada jednolity dla wszystkich użytkowników format (XML). Jednolitość pozwala na automatyzację przetwarzania przez systemy księgowe. Ministerstwo Finansów udostępnia szablon XML faktury na swoich stronach, co pozwala na szybki dostęp do informacji i wzoru.

W kwietniu tego roku, Ministerstwo Finansów opublikowało niedawno nowy harmonogram ogólnopolskiego wdrożenia systemu KSeF (potocznie zwany KSeF 2.0).

Aktualny harmonogramu wdrożenia KSeF

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie dużych podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli sprzedaż przekraczającą 200 mln zł brutto,
• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem tzw. „cyfrowo wykluczonych” najmniejszych firm, które:
  • wystawiają faktury do 450 zł,
  • osiągają miesięczny obrót do 10 tys. zł,
  • dla nich obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r.

Warto pamiętać, że już w ramach pierwszej daty, 1 lutego 2026, uruchomiony zostanie obrót fakturami ustrukturyzowanymi KSeF, dlatego takie faktury będą już trafiać do kontrahentów, których obowiązek KseF obejmuje teoretycznie później. Warto przygotować swoje systemy zawczasu.

Faktura ustrukturyzowana XML

Po przeanalizowaniu aspektów prawnych i technicznych związanych z obowiązkowym wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur, Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję nowej struktury logicznej FA(3). Wersja ta została opublikowana 8 maja 2025 roku i powstała na podstawie:

• opinii zgłoszonych w ramach konsultacji podatkowych,
• sugestii przedstawionych podczas spotkań z przedstawicielami organizacji przedsiębiorców, księgowych, biegłych rewidentów oraz branży IT.

Nowa struktura FA(3) zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku, zastępując dotychczas używaną wersję FA(2). W przyszłości FA(3) zostanie opublikowana jako oficjalny wzór dokumentu elektronicznego na platformie ePUAP.

Dodatkowo opublikowano materiały uzupełniające, które mają wspierać użytkowników w korzystaniu z nowej struktury.

KSeF 2.0 – faza dobrowolna wciąż trwa

Obowiązek będzie dotyczył wszystkich podatników VAT zarejestrowanych w Polsce, w tym także firm zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju i wystawiających tu faktury.

W okresie przejściowym, trwającym od 1 stycznia 2022 roku do końca 2025 roku, korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dobrowolne. Przedsiębiorcy mogą w tym czasie dostosować swoje systemy księgowe i przeszkolić personel.

KSeF 2.0?

W planach Ministerstwa na czerwiec tego roku znajduje się publikacja informacji o nowej, zaktualizowanej wersji KSeF, 2.0. Obejmie to przede wszystkim szczegółowe dane oraz szablon nowej struktury logicznej FA(3), dokumentację interfejsu programistycznego (API) oraz specyfikację oprogramowania interfejsowego. Aplikacja Podatnika KSeF jest dostępna dla użytkowników w ramach fazy dobrowolnej korzystania z systemu, poniżej w sekcji przydatne linki znajdziesz ścieżkę do pobrania.

Przydatne linki

• https://ksef.pl/ – strona główna ze zbiorem najważniejszych informacji o KSeF
• https://www.gov.pl/attachment/34b3d81d-1fb8-4832-9155-3b1594d0c277 prezentacja na temat planu wdrażania KSeF
• https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ – informacje na temat mobilnej Aplikacji Podatnika KSeF (wersje demo i produkcyjna)
• https://ksef.podatki.gov.pl/media/ukrllh1e/schemat_fa_vat-3-_v1-0.xsd – struktura logiczna FA(3) (XML)