2 czerwca 2026

KSeF a brak stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (SMPD)

Od 1 lutego 2026 roku stopniowo wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur, który z każdym kolejnym etapem będzie obejmował większą ilość podatników, przy czym dotyczy także SMPD (stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce). W pierwszej kolejności, od 1 lutego 2026 r., obowiązek wystawiania faktur będzie dotyczył największych podatników (+200 mln obrotu z VAT w ciągu roku), następnie od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych podatników. Bardzo mali podatnicy (gdy sprzedaż udokumentowana fakturami w ciągu miesiąca nie przekracza 10 000 zł) będą wystawiać faktury od 1 stycznia 2027 roku.

Od obowiązku korzystania (zarówno wystawiania jak i odbierania faktur) z KSeF ustawodawca wprowadził kilka wyjątków.

W art. 106ga ust.2 ustawy o VAT można znaleźć kilka wyjątków, które wyłączają obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF:

• podatnik nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce;
• podatnik nie posiada siedziby, natomiast posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, przy czym to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów bądź świadczeniu usług;
• podatnik korzysta z procedur szczególnych wskazanych w rozdziale 7, 7a i 9 działu XII ustawy o VAT;
• podatnik, który wystawia faktury na rzecz konsumentów (B2C);
• podatnik korzysta ze zwolnienia podmiotowego dla podatników z siedzibą w innym państwie UE (procedura SME);
• w szczególnych przypadkach określonych przez MF w rozporządzeniu.

Z kolei wyłącznie z obowiązku odbierania faktur ustrukturyzowanych zostało określone w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT:

• miejscem świadczenie jest terytorium państwa UE lub państwa trzeciego innego niż Polska;
• podatnik (nabywca) nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce;
• podatnik (nabywca) nie posiada siedziby, natomiast posiada stałego miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, przy czym to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów bądź świadczeniu usług;
• podatnik (nabywca) korzysta ze zwolnienia podmiotowego dla podatników z siedzibą w innym państwie UE (SME);
• nabywcą jest osoba fizyczna (konsument) nieprowadzący działalności gospodarczej;
• nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej.

W takiej sytuacji, faktura ustrukturyzowana jest przekazywana w sposób uzgodniony z nabywcą.

Brak stałego miejsca prowadzenia działalności – co wtedy?

Jeśli zagraniczny podatnik nie posiada w Polsce siedziby działalności należy również zweryfikować czy na terytorium Polski nie powstanie stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (fixed establishment, permanent place of business). Stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) jest autonomicznym pojęciem wynikającym z prawa unijnego jednolicie stosowanym w państwach członkowskich unii dla celów VAT. W tym kontekście, pojęcie SMPD jest już wykorzystywane zarówno do miejsca powstania obowiązków podatników, ale również na potrzeby stosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Definicja SMPD wynika bezpośrednio z rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. Zgodnie z art. 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia, SMPD oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu:

• odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. bierne SMPD), bądź
• świadczenie usług, które wykonuje (tzw. czynne SMPD).

Na potrzeby wyjaśnienia pojęcia SMPD w kontekście KSeF, Ministerstwo wydało 28 stycznia 2026 r. Objaśnienia podatkowe. Pozwalają one bardziej szczegółowo zrozumieć w pojęcie SMPD. Zgodnie z Objaśnieniami, aby powstało SMPD, konieczne jest spełnienie wszystkich następujących przesłanek:

• w danym miejscu (SMPD) znajduje się zaplecze personalne i techniczne usługodawcy;
• zaplecze to posiada strukturę, która umożliwia świadczenie usług;
• miejsce, w którym znajduje się to zaplecze, charakteryzuje się stałością wystarczającą do świadczenia usług.

1. Posiadanie odpowiedniego zaplecza personalnego i technicznego

Pierwszym kryterium jest, aby dane miejsce posiadało zaplecze techniczne oraz zaplecze personalne. Na takie zaplecze może się składać zatrudnianie pracowników, posiadanie maszyn, urządzeń, systemów operacyjnych, nieruchomości. Zaplecze powinno pozostawać w bezpośredniej zależności od działalności podatnika. Może to mieć miejsce nie tylko w przypadku własnego zaplecza personalno-technicznego, ale również poprzez udostępnienie podatnikowi (podmiotowi zagranicznemu) takiego zaplecza (np. formie leasingu lub najmu).

SMPD nie powstanie, jeżeli zasoby personalne i techniczne (własne bądź udostępnione) nie będą wykorzystywane w istotnych dla zagranicznego podatnika procesach dotyczących prowadzonej przez tego podatnika działalności gospodarczej, jeśli stanowią aktywność pomocniczą.

2. Struktura, która umożliwia świadczenie usług

Drugim kryterium jest, aby zaplecze personalno-techniczne w ramach struktury funkcjonowało w taki sposób, aby możliwe było świadczenie usług. Ważny jest tutaj odpowiedni zakres samodzielności względem działalności głównej – zwłaszcza, jeśli SMPD ma zdolność do podejmowania decyzji, zawierania umów.

Utworzona struktura powinna bowiem umożliwiać realne wykonywanie usług z wykorzystaniem posiadanego w danym państwie zaplecza personalnego i technicznego. Tylko wówczas w odniesieniu do świadczonych usług można je uznać za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

3. Wystarczająca stałość

Zaplecze składające się na SMPD powinno charakteryzować się „wystarczającą stałością”, aby móc podejmować decyzje dotyczące zwykłego zarządu i świadczyć usługi. Techniczno-personalna struktura w SMPD powinna występować w sposób stały, tj. nieprzerwanie dysponować takimi środkami, które pozwalają na faktyczne świadczenie usług z tego miejsca. SMPD powinno cechować się stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, że taka działalność nie jest okresowa lub incydentalna. Może to przejawiać się poprzez np. zawieranie długoletnich umów, dysponowanie odpowiednio trwałym zapleczem personalnym i technicznym (w szczególności własnym).

SMPD a KSeF

Na bazie przepisów unijnych, jak również Objaśnień podatkowych wydanych przez MF, ustalenie czy w Polsce zagraniczny podatnik ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej będzie istotne w kontekście KSeF. Przy czym kluczowe znaczenie będzie miało nie to, że zagraniczny podatnik posiada w Polsce infrastrukturę (jaką role i funkcje ona pełni).

Wykluczenie powstania w Polsce SMPD spowoduje, że zagraniczny podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF. Niemniej – jeśli ze względów biznesowych uzna, że warto korzystać z KSeF, może do niego przystąpić dobrowolnie.