NIP na paragonie 2020 – przypominamy o nowych obowiązkach

Obowiązek umieszczania NIP-u na paragonie sprzedaży na potrzeby wystawienia faktury to jedna z zeszłorocznych zmian ustawowych, które weszły w życie wraz z początkiem 2020 roku. Regulacjami objęci są wyłącznie podatnicy VAT, którzy zamierzają ująć kwoty transakcji w rozliczeniach i zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Przepisy nie dotyczą osób, które dokonują zakupów jako osoby prywatne (bez korzystania z faktur i niedokonanych na rzecz podatników VAT).

NIP nabywcy na paragonie

Informację o charakterze transakcji – czyli informację, czy zakup dokonywany jest przez osobę prywatną, czy przez przedsiębiorcę – powinien przekazać sprzedawcy nabywca przed rozliczeniem na kasie fiskalnej i wydrukiem paragonu. Jeśli tego obowiązku nie dopełni, otrzyma paragon bez zawartego numeru NIP nabywcy, na podstawie którego nie będzie można wystawić faktury VAT.

NIP na paragonie 2020 – najważniejsze kwestie

1. Wyłączenia

Ustawa przewiduje dwa wyjątki od stosowania przepisów. Przedsiębiorcy oferujący usługi wynajmu samochodów z kierowcą oraz taksówkarze mogą nadal wystawiać paragony i faktury jak wcześniej, czyli bez konieczności umieszczania NIP-u. W związku z tym, nie muszą modernizować swoich kas rejestrujących, by posiadały odpowiednią funkcjonalność (aczkolwiek rozporządzenie dotyczące kas fiskalnych online nadal ich obowiązuje).

2. Paragony do kwoty 450 zł jako „faktury uproszczone”

Warto pamiętać o zasadzie mówiącej, że paragony fiskalne do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro) traktowane są jako samodzielnie i pełnoprawne faktury (w treści przepisów: „faktury uproszczone). Jeżeli w tym przypadku sam paragon jest fakturą, nie ma konieczności wystawiania dodatkowego dokumentu. Rozliczenie transakcji przez nabywcę i odliczenie podatku VAT może się odbyć wyłącznie na podstawie paragonu zawierającego NIP nabywcy.

3. Kasy starszego typu

Z uwagi na fakt, że kasy fiskalne on-line nie zostały jeszcze w pełni wdrożone w Polsce, wielu przedsiębiorców wciąż posługuje modelami kas starszego typu – bez ciągłej łączności z Repozytorium Kas oraz bez interfejsu i funkcjonalności umożliwiającej wydrukowanie NIP w odpowiednim miejscu na paragonie. Problem był wielokrotnie podnoszony w poprzednim roku. Ministerstwo Finansów odniosło się do sprawy w formie interpretacji indywidualnej, z której wynika, że w przypadku kasy bez rzeczonej funkcjonalności, sprzedawca powinien wystawić fakturę, pomijając paragon, i nie rejestrować sprzedaży na kasie fiskalnej.

4. Paragony z 2019 roku i starsze

Warto pamiętać, że prawo dotyczące obowiązkowych numerów identyfikacji podatkowej na paragonach nie działa wstecz. Wszystkie dowody transakcji datowane na rok 2019 i starsze nie muszą zawierać w swojej treści NIP-u, aby można było do nich wystawić fakturę VAT.

5. Układ treści paragonu z NIP

Kolejność umieszczanych danych jest istotna. NIP musi znajdować się w części fiskalnej paragonu, między odpowiednimi pozycjami w kolejności, którą wyznacza rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
• numer kolejny wydruku; (…)

6. Sankcje dla sprzedawcy i nabywcy

W przypadku niedopełnienia nowego obowiązku, Urząd Skarbowy może nałożyć karę finansową zarówno na sprzedawcę, jak i nabywcę – ma tutaj zastosowanie zasada solidarnej odpowiedzialności. Ustawa przewiduje sankcję w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 100% kwoty podatku z faktury. Kara jest zasadna w przypadku, gdy:

• podatnik ujmie w ewidencji sprzedaży fakturę na podstawie paragonu bez wpisanego własnego NIP-u,
• sprzedawca wystawi fakturę na podstawie paragonu bez wpisanego NIP.