9 maja 2024

Podpis elektroniczny – dlaczego jest ważny dla przedsiębiorcy?

Podpis elektronczny kwalifikowany jest potwierdzony za pomocą specjalnego certyfikatu kwalifikowanego, który umożliwia weryfikację tożsamości osoby składającej podpis. Innymi słowy to podpis wspomagany licencjonowanym oprogramowaniem, które należy nabyć i przestrzegać procedur związanych z jego wykorzystywaniem.

Podpis elektroniczny kwalifikowany jest również formą podpisu sporządzanego cyfrowo, który posiada taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Jedynie osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, ma prawo do jego używania. Za pomocą podpisu kwalifikowanego można autoryzować dowolny dokument.

Podpis elektroniczny kwalifikowany – logika działania

Jeśli bezpieczny podpis elektroniczny jest sprawdzany przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu i jest złożony w czasie, gdy ten certyfikat jest ważny, to ma skutki prawne zgodnie z przepisami prawa. Natomiast jeśli bezpieczny podpis elektroniczny jest składany w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu używanego do jego weryfikacji, to skutki prawne następują w momencie, gdy to zawieszenie zostanie anulowane. 

Elektroniczne dane opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, który jest weryfikowany przy użyciu aktualnego kwalifikowanego certyfikatu, mają taką samą wartość prawną jak dokumenty podpisane własnoręcznie, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Zalety dla przedsiębiorców

W przeciwieństwie do profilu zaufanego, używając podpisu kwalifikowanego, możesz nie tylko załatwiać formalności urzędowe, ale również zawierać umowy na odległość lub uczestniczyć w elektronicznych aukcjach na platformach przetargowych. Podpis kwalifikowany nabywasz od jednego z oficjalnie zatwierdzonych dostawców, których listę znajdziesz na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Ponadto, elektroniczny podpis wydany w jednym kraju Unii Europejskiej jest uznawany we wszystkich innych krajach UE.

Podpis elektroniczny, zwłaszcza kwalifikowany, może być cennym narzędziem dla prawnika, umożliwiającym elektroniczną wymianę dokumentów z sądem oraz zdalne reprezentowanie klientów, po wcześniejszym uzyskaniu pełnomocnictwa. Ułatwia również procesy zakładania spółek online, podpisywania umów handlowych i cywilno-prawnych. 

Od 2001 roku w Polsce podpisy elektroniczne mają taką samą moc prawną jak tradycyjne podpisy odręczne, co wynika z właściwej ustawy o podpisie elektronicznym. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą bezpiecznie korzystać z tego sposobu autoryzacji dokumentów.

Podpis elektroniczny – dostępni usługodawcy

Prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług certyfikacyjnych (oferowanie podpisów) nie wymaga uzyskania zezwolenia ani koncesji. Do najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych należą:

• Sigillum Sign, Szafir 2.0
• proCertum SmartSign
• PEM-HEART 3.9
• SecureDoc 2 firmy EuroCert

W skład zestawu składającego się na podpis kwalifikowany wchodzą najczęściej:

• specjalna karta kryptograficzna, na której jest zapisany twój certyfikat kwalifikowany;
• czytnik kart, który podłączasz do swojego komputera;
• oprogramowanie, które musisz zainstalować.

Alternatywa: profil zaufany ePUAP

Profil zaufany ePUAP stanowi alternatywę dla podpisu kwalifikowanego w komunikacji między osobami fizycznymi (klientami usług) oraz przedsiębiorcami a organami administracji publicznej. Dodatkowo pracownicy administracji mogą również korzystać z profilu zaufanego ePUAP do autoryzacji dokumentów przekazywanych między sobą.

Procedura potwierdzania tożsamości osoby, która uzyskuje potwierdzenie danych w swoim profilu, odbywa się w punkcie potwierdzającym (PP), gdzie odpowiednio upoważniony pracownik pełni rolę inspektora ds. certyfikacji. Procedury takie jak zakładanie profilu, składanie wniosków czy potwierdzanie profilu odbywają się w bezpiecznym środowisku zarządzanym przez odpowiedniego ministra ds. informatyzacji.