Poradnik VAT, cz. 4: rejestracja do VAT
Rejestracja do VAT to jeden z pierwszych i najważniejszych obowiązków, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy rozpoczynający działalność lub planujący wykonywanie czynności opodatkowanych. Choć przepisy w wielu przypadkach wymagają dokonania zgłoszenia jeszcze przed pierwszą sprzedażą objętą VAT, nie każdy podatnik ma taki obowiązek. Część przedsiębiorców może korzystać ze zwolnienia z VAT, a niektórzy decydują się na dobrowolną rejestrację.
Podatnicy, którzy kwalifikują się jako podatnicy przedmiotowo (ze względu na charakter usługi) lub podmiotowo (ze względu na limit 240 000 zł) zwolnieni z VAT nie mają obowiązku rejestrować się za pomocą zgłoszenia VAT-R jako podatnicy VAT zwolnieni. Mogą to zrobić dobrowolnie. Po drugiej stronie są podatnicy, którzy muszą zarejestrować się do VAT już w momencie zakładania działalności gospodarczej lub tacy, którzy ze względu na transakcje będą do tego zobligowani (np. przekroczenie limitu, sprzedaż towaru, która definitywnie podlega pod VAT).
Ponadto obowiązek rejestracji do VAT nie dotyczy podatników, którzy ustanowili przedstawiciela podatkowego określonego w art. 18d ust. 1 ustawy o VAT.
Jak wygląda rejestracja do VAT
Zgłoszenia rejestrującego do VAT dokonuje się na formularzu VAT-R (według określonego wzoru) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Przy czym, jeśli dokonuje się rejestracji do VAT już na etapie zakładania działalności gospodarczej – można to zrobić razem z wnioskiem do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG). Zgłoszenie rejestracyjne powinno odbyć się przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej pod VAT – tj. najpóźniej w dniu poprzedzającym dokonanie pierwszej czynności opodatkowanej.
Ponadto na formularzu rejestracyjnym można również określić czy jako mały podatnik VAT będzie się rozliczało za pomocą metody kasowej, bądź też czy podatnik wybiera formę miesięczną czy kwartalną płacenia podatku.
Zgłoszenie do VAT może odbyć się również poprzez pełnomocnika – należy jednak szczególnie uważać na jeden aspekt. Zgodnie z art. 98 ust. 4b, jeśli zgłoszenie odbędzie się poprzez pełnomocnika, pełnomocnik będzie odpowiadał solidarnie za powstałe zaległości podatkowe w ciągu 6 miesięcy od dnia zgłoszenia, do wysokości 500 000 zł. Tym samym, będąc pełnomocnikiem przy rejestracji do VAT, można narazić się na problemy, jeśli podatnik nie będzie regulował swoich zobowiązań podatkowych w VAT.
Weryfikacja zgłoszenia rejestrującego
Po złożeniu zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R naczelnik właściwego urzędu skarbowego dokonuje weryfikacji danych wskazanych przez podatnika. Przede wszystkim taka weryfikacja ma potwierdzić, że podatnik faktycznie istnieje i zamierza prowadzić działalność pod wskazanym adresem. W praktyce organ podatkowy wzywa podatnika do przedstawienia tytułu prawnego do lokalu, w którym prowadzi/będzie prowadził działalność gospodarczą (np. umowa najmu, umowa użyczenia). Dopiero po faktycznej weryfikacji przez naczelnika urzędu skarbowego, podatnik zostaje zarejestrowany do VAT.
Ponadto organ podatkowy może odmówić rejestracji do VAT, jeśli zaistnieje jedna z poniższych okoliczności:
- dane podatnika wskazane w zgłoszeniu są nieprawidłowe,
- podmiot nie istnieje,
- brak możliwości skontaktowania się z podmiotem zgłaszającym rejestracje,
- podmiot nie stawia się na wezwanie do organu podatkowego,
- wobec podmiotu sąd orzekł zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
Obecnie złożenie formularza jest bezpłatne, natomiast w sytuacji złożenia zgłoszenia przez pełnomocnika należy uiścić opłatę skarbową od pełnomocnictwa – tj. 17 zł. Można również zawnioskować o potwierdzenie zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego lub zwolnionego. W takim przypadku opłata skarbowa za wydanie potwierdzenia wyniesie 170 zł.