7 października 2020

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – terminy podpisania umów

Do 27 października 2020 r. małe i średnie firmy muszą podpisać umowy z wybranymi instytucjami finansowymi o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi (PPK). W skali kraju, obowiązek ten obejmuje około 20 tys. średnich firm oraz 58 tys. małych firm. 

Kolejną ważną datą dla przedsiębiorców przypada 10 listopada, to ostateczny termin na podpisanie umów o prowadzenie PPK.

Czym są PPK?

Pracownicze Plany Kapitałowe to dobrowolny program długoterminowego oszczędzania, tworzony i współfinansowany przez pracowników, pracodawców i Państwo. System stanowi alternatywę dla Pracowniczych Planów Emerytalnych, które nie zdobyły uznania i popularności wśród pracowników ze względu na skomplikowany proces rejestracji i utrzymywania programu. Program został opracowany z myślą o bezpieczeństwie finansowym Polaków. Według intencji ustawodawców, ma pozytywnie wpłynąć na rozwój gospodarki oraz miejsc pracy, a także pomnażać prywatne oszczędności pracowników.

Kogo dotyczą PPK?

Procedura wdrażania PPK dotyczy wszystkich krajowych przedsiębiorstw, które zatrudniają pracowników kwalifikujących się do udziału w programie. Automatyczny zapis do programu obejmuje pracowników w wieku 18-54 lat, którzy przepracowali u danego pracodawcy ponad 90 dni, oraz za których odprowadzana jest składka emerytalno-rentowa (UZ, UOP). Pracownicy w wieku 56-69 lat muszą złożyć osobną dyspozycję o woli przystąpienia do PPK.

Wyjątek od reguły stanowią pracodawcy zatrudniających mniej niż 10 osób. Mogą nie przystępować do programu pod warunkiem zgody na rezygnację, podpisanej przez wszystkich zatrudnionych. Ustawa nie przewiduje również objęcia planem pracowników powyżej 70 roku życia.

Kluczowe terminy dla pracodawców

Proces wdrażania nie nastąpił jednocześnie we wszystkich przedsiębiorstwach z uwagi na rozmiary i czasochłonność przedsięwzięcia. Na terminy wpłynął również kryzys związany z pandemią COVID-19.

Z nowymi terminami powinni zapoznać się szczególnie pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników. Dotyczą zawarcia umów z wybranymi instytucjami finansowymi dotyczących:

• zarządzania PPK – najpóźniej do 27 października 2020 r.
• prowadzenia PPK – najpóźniej do 10 listopada 2020 r.

Czego dotyczą umowy?

Pierwsza umowa dotyczy zarządzana PPK. Łączy firmę z wybraną instytucją finansową (np. funduszem TFI, TFE, zakładem ubezpieczeniowym). Ze względu na pandemię COVID-19, termin ostateczny na podpisanie jej mija 27 października 2020 r. Umowę należy sporządzić w formie elektronicznej. Lista dostępnych instytucji znajduje się na stronie www.mojeppk.pl.

Druga umowa dotyczy prowadzenia i bieżącej obsługi systemu PPK. Zawierana będzie z instytucją finansową przez pracodawcę w imieniu ogółu pracowników (zawierana z każdym pracownikiem osobno). Należy ją sfinalizować do 10 listopada 2020 r. oraz, co ważne, musi zostać zawarta nie wcześniej niż 10 dni po terminie podpisania pierwszej umowy, o zarządzanie PPK.

Należy pamiętać, że wybór instytucji finansowej musi być uzgodniony z reprezentacją pracowników (rada pracownicza, przedstawiciele związku zawodowego), z udokumentowanym i transparentnym przebiegiem wyboru tejże Reprezentacji.

O czym powinien pamiętać każdy pracodawca?

• Wybór instytucji i podpisanie umów. (27 października / 10 listopada 2020 r.)
• Dopełnienie formalności z pracownikami (komunikacja, dokumenty) – należy pamiętać, że sposób informowania pracowników nie jest dowolny. Jego kształt został opisany w Ustawie o PPK. Pracodawca powinien dołożyć wszelkich starań, by każdy etap został odpowiednio udokumentowany, a efekty i decyzje odpowiednio zakomunikowane.
• Bieżąca obsługa systemów (dyspozycje, wpłaty) – jeżeli pracodawca zdecyduje się prowadzić bieżącą obsługę Planów samodzielnie, musi pamiętać aby ostatniego dnia miesiąca wygenerować plik składkowy oraz raport dyspozycji złożonych przez pracowników do Pracodawcy. Dotyczy to tak istotnych zdarzeń jak koniec zatrudnienia, korekty kwot czy zmiany danych.
• Zarządzanie wpłatami – czyli odprowadzenie oraz przekazywanie wpłat do wybranej instytucji finansowej (do 15-ego dnia następnego miesiąca). Należy pamietać, że wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający stanowią przychód uczestnika PPK. Oznacza to, że trzeba naliczyć i pobrać od tych wpłat zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z obowiązującą danego pracownika skalą podatkową (17% lub 32%).
• Dokumentacja i archiwizacja – m.in. zbieranie, przechowywanie, archiwizacja dokumentacji. Odnowienie złożonych dyspozycji co 4 lata począwszy od 1 kwietnia 2023 r. oraz kontrola nad automatycznym zapisem osób, których PPK dotyczy.