18 czerwca 2025

SME – nowa procedura VAT dla MŚP w UE

Z początkiem 2025 roku na terenie Unii Europejskiej zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), określane jako procedura SME (z ang. Small and Medium-sized Enterprises) lub transgraniczna procedura MŚP. Jej głównym celem jest uproszczenie obowiązków administracyjnych związanych z podatkiem VAT, co ma ułatwić prowadzenie działalności zarówno lokalnie, jak i za granicą.

Procedura SME nie jest obowiązkowa – to podatnik sam podejmuje decyzję, czy chce z niej korzystać. Nowe rozwiązania są bardzo elastyczne: przedsiębiorca może uzyskać zwolnienie z VAT w jednym kraju UE w ramach SME, a jednocześnie w innych państwach nadal rozliczać się na zasadach ogólnych, w tym także w swoim kraju siedziby. Przedsiębiorca ma też możliwość wybrania tylko niektórych państw członkowskich, w których chce skorzystać z procedury, a w pozostałych zostać czynnym podatnikiem VAT.

Nowe kryteria klasyfikacji jednostek od 2025 r.

Do końca 2024 roku, o przynależności firmy do jednej z kategorii (mikro, mała, średnia, duża) decydowały dwa kryteria: dane finansowe i zatrudnienie oraz decyzja organu zatwierdzającego uproszczenia sprawozdawcze. Od 2025 roku, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe jest przypisana do jednej z czterech kategorii wyłącznie na podstawie trzech wskaźników:

• wartość aktywów na koniec roku obrotowego,
• przychody netto ze sprzedaży,
• średnioroczne zatrudnienie (w przeliczeniu na pełne etaty).

Odpowiednie definicje tych kategorii znajdują się w art. 3 ust. 1 pkt 1a–1d ustawy o rachunkowości.

Limity finansowe dla procedura SME

Aby skorzystać z procedury SME, firma musi spełnić konkretne warunki finansowe. Obowiązują dwa limity:

• roczny obrót w całej Unii Europejskiej nie może przekroczyć 100 000 euro,
• w wybranym kraju nie może zostać przekroczony krajowy próg zwolnienia, którego maksymalna wartość to 85 000 euro.

Zasady zgłaszania do procedura SME

Aby móc skorzystać ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim UE, przedsiębiorca musi zgłosić ten zamiar w kraju swojej siedziby. Służy do tego tzw. uprzednie powiadomienie. Przykładowo, przedsiębiorca z Polski powinien złożyć zgłoszenie w Polsce, za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy. W Polsce za obsługę tej procedury odpowiada Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Zgłoszenia dokonuje się wyłącznie raz, w kraju siedziby – nie trzeba kontaktować się z organami podatkowymi w krajach, w których przedsiębiorca chce skorzystać z procedury SME.

Procedura SME – weryfikacja i nadanie numeru EX

Urząd w kraju siedziby pełni funkcję pośrednika – przekazuje informacje do odpowiednich organów w innych państwach członkowskich. Tamtejsze urzędy sprawdzają, czy firma spełnia lokalne wymogi procedury SME. Jeśli tak, informacja o tym przekazywana jest z powrotem do kraju siedziby, który nadaje firmie specjalny numer identyfikacyjny z przyrostkiem „EX”.

Dopiero po nadaniu tego numeru przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z VAT w danym kraju. Każde państwo członkowskie musi osobno potwierdzić, że firma może korzystać z procedury na jego terytorium.

W Polsce numer ten ma format PL[NIP]-EX, np. PL1111111111-EX. W innych krajach struktura może się różnić, ale zawsze zawiera końcówkę „EX”.

Obowiązki sprawozdawcze w ramach SME

Przedsiębiorcy korzystający z procedury SME muszą spełniać określone obowiązki ewidencyjne zarówno w kraju siedziby, jak i w państwach, w których zgłosili chęć stosowania procedury. Dlatego warto, aby podatnicy współpracowali nie tylko z biurem rachunkowym w kraju, ale również z doradcami podatkowymi specjalizującymi się w VAT w konkretnych państwach UE, w których działają.