2 czerwca 2025

Sygnalista w biurze rachunkowym – procedury

Ochrona sygnalistów to temat, który od kilku lat zyskuje na znaczeniu w krajach Unii Europejskiej, w tym także w Polsce. Po uchwaleniu przepisów dotyczących zgłaszania naruszeń prawa przez osoby fizyczne działające w kontekście zawodowym, pojawiło się wiele pytań: kto właściwie może być sygnalistą i jakiego rodzaju nieprawidłowości mogą zostać zgłoszone?

Kto może być sygnalistą?

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, jeżeli uzyskała te informacje w kontekście związanym z pracą. Ustawa w sposób bardzo szeroki definiuje, kto może zostać uznany za sygnalistę.

• Pracownicy – zatrudnieni na podstawie umowy o pracę,
• Pracownicy tymczasowi oraz osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia lub o dzieło),
• Przedsiębiorcy, prokurenci, akcjonariusze i wspólnicy,
• Członkowie organów osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej,
• Osoby świadczące pracę pod nadzorem wykonawców, podwykonawców lub dostawców,
• Stażysty, wolontariusze, praktykanci,
• Funkcjonariusze służb mundurowych oraz żołnierze.

Co istotne, ochrona sygnalisty obejmuje także osoby, które zgłaszają nieprawidłowości przed rozpoczęciem stosunku pracy lub współpracy, jak i już po jego zakończeniu (art. 4 ust. 2). To oznacza, że nawet były pracownik lub kandydat do pracy może być objęty ochroną, jeśli zgłosi naruszenie prawa, które poznał w toku rekrutacji lub wcześniejszego zatrudnienia.

Co może zgłaszać sygnalista?

Art. 3 ustawy o Sygnalistach precyzuje, że zgłoszenia mogą dotyczyć działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub działań mających na celu obejście prawa, treść ustawy wypunktowuje te działania wprost. Zakres możliwych zgłoszeń obejmuje:

• korupcję;
• zamówienia publiczne;
• usługi finansowe, produkty i rynki finansowe;
• pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu;
• bezpieczeństwo produktów i transportu;
• ochronę środowiska i bezpieczeństwo jądrowe;
• bezpieczeństwo żywności i zdrowie zwierząt;
• zdrowie publiczne i ochronę konsumentów;
• ochronę prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwo systemów informatycznych;
• ochronę interesów finansowych RP, samorządów i UE;
• zasady konkurencji i opodatkowania w UE;
• naruszenia konstytucyjnych praw człowieka i obywatela.

Ustawodawca objął więc ochroną nie tylko klasyczne przypadki przestępstw czy nieprawidłowości administracyjnych, ale również działania naruszające podstawowe prawa obywatelskie w relacji jednostki do władzy publicznej.

Sygnalista decydujący się na wysłanie wiadomości powinien zatem zweryfikować z treścią ustawy, czy dane zdarzenie lub działanie kwalifikuje się do zgłoszenia.

Sygnalista w biurze rachunkowym – pod ochroną, ale nie bezwarunkową

W kontekście biura rachunkowego, nie ma znaczenia limit pracowników zatrudnionych w firmie. Limit „powyżej 50 pracowników” nie ma tu zastosowania, nawet biuro rachunkowe będące jednoosobową działalnością gospodarczą powinno zrealizować wymóg ustawowy, czyli pozwolić sygnaliście na wykonanie anonimowego zgłoszenia z wykorzystaniem systemów dostarczonych przez pracodawcę.

Biura rachunkowe posiadają szczególny status, ponieważ są zobowiązane do stosowania procedur określonych w Ustawie z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – tzw. procedur AML.

Wprowadzenie przepisów chroniących sygnalistów nie oznacza jednak pełnej nietykalności osób zgłaszających nieprawidłowości. Przykładem jest art. 755(5) kodeksu postępowania cywilnego, który nakłada na pracodawcę obowiązek dalszego zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego, w przypadku gdy ten zaskarży swoje zwolnienie.

Z praktyki wynika jednak, że ochrona przewidziana w ustawie o sygnalistach nie jest tożsama z tzw. szczególną ochroną trwałości stosunku pracy.

Więcej informacji na temat przepisów o Sygnalistach znajdziesz w naszym poprzednim artykule.