14 stycznia 2025

System e-Doręczeń – obowiązki, harmonogram wdrożenia 2025

Od 1 stycznia 2025 roku zaczął obowiązywać system e-Doręczeń, który ma zrewolucjonizować sposób, w jaki odbywa się komunikacja pomiędzy podmiotami publicznymi, a także pomiędzy tymi podmiotami a obywatelami.

System e-Doręczeń. Nowe przepisy wprowadzone ustawą z dnia 5 października 2021 roku mają na celu dostosowanie polskiego systemu prawnego do międzynarodowych rozwiązań, takich jak eIDAS, które umożliwiają bezpieczną i skuteczną wymianę informacji w trybie elektronicznym.

Co to jest system e-Doręczeń?

System e-Doręczeń ma na celu wprowadzenie powszechnego obowiązku korzystania z elektronicznych skrzynek doręczeń. Będzie to alternatywa dla tradycyjnych przesyłek poleconych z potwierdzeniem odbioru, zapewniając równocześnie taką samą moc prawną. Obowiązek wdrożenia rozpisany został ustawowo w formie harmonogramu – podmioty w zależności od swojego charakteru prawnego mają wskazane daty, w ramach których muszą ustanowić sprawny i funkcjonujący system e-doręczeń. Dzięki temu systemowi, podmioty publiczne i osoby wykonujące zawody zaufania publicznego będą mogły w sposób bezpieczny, szybki i udokumentowany wymieniać korespondencję w formie elektronicznej.

Główne założenia programu e-Doręczeń obejmują:

• Zapewnienie możliwości używania własnego adresu do doręczeń elektronicznych.
• Standaryzację usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
• Umożliwienie prawnie skutecznej wymiany korespondencji.
• Zapewnienie skutecznych dowodów doręczenia, co ma istotne znaczenie w kontekście procesów prawnych i administracyjnych.

Obowiązki podmiotów publicznych i prywatnych

Zgodnie z nowymi przepisami, wszystkie podmioty publiczne, a także niektóre podmioty prywatne, będą zobowiązane do:

• Posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń.
• Dokonania wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Wpis ten będzie równoznaczny z wyrażeniem zgody na doręczanie korespondencji na wskazany adres elektroniczny.

Z kolei podmioty podlegające wpisowi do KRS, takie jak przedsiębiorcy czy osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi), będą musiały założyć oddzielne adresy do e-Doręczeń w zależności od pełnionych ról publicznych lub zawodowych.

System e-Doręczeń, harmonogram wdrożenia

Wdrożenie systemu e-Doręczeń będzie odbywać się etapami, a poszczególne grupy podmiotów będą miały wyznaczone terminy na spełnienie wymogów związanych z e-doręczeniami:

1. Grupa I (1 stycznia 2025 r.)
   Do 1 stycznia 2025 roku obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń i wpisu do BAE dotyczy:
   • Podmiotów publicznych, takich jak organy administracji publicznej, ZUS, KRUS, NFZ, jednostki samorządu terytorialnego, związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe.
   • Osób wykonujących zawody zaufania publicznego, tj. adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, notariuszy, doradców restrukturyzacyjnych, rzecznika patentowego.
   • Podmiotów wpisanych do KRS i CEIDG od 1 stycznia 2025 roku.
2. Grupa II (1 kwietnia 2025 r.)
   Do 1 kwietnia 2025 roku obowiązek ten będzie dotyczył podmiotów zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 roku.
3. Grupa III (1 lipca 2025 r.)
   Podmioty zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku będą miały obowiązek wdrożenia e-doręczeń, jeśli dokonają jakiejkolwiek zmiany we wpisie po 30 czerwca 2025 roku.
4. Grupa IV (1 października 2026 r.)
   Podmioty zarejestrowane w CEIDG przed 31 grudnia 2024 roku, które nie dokonały zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 roku, będą musiały wdrożyć system e-doręczeń do 1 października 2026 roku.
5. Grupa V (1 października 2029 r.)
   Ostateczny termin wdrożenia systemu e-doręczeń przez sądy, trybunały, prokuraturę, komorników sądowych, organy ścigania oraz jednostki samorządu terytorialnego (JST) i ich związki, związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe, dotyczący publicznej usługi hybrydowej, to 1 października 2029 roku.

Przepisy przejściowe

Zgodnie z przepisami „małej nowelizacji”, które wchodzą w życie 1 stycznia 2025 roku, część zapisów dotyczących bezterminowego adresu do doręczeń elektronicznych oraz tworzenia adresu w oparciu o dane operatora wyznaczonego zostaną wprowadzone etapami. Przepisy te zaczną obowiązywać od 1 marca 2025 roku (dotyczące bezterminowego adresu) i od 1 czerwca 2025 roku (dotyczące tworzenia adresu).

Wdrożenie systemu e-Doręczeń w Polsce to krok w stronę uproszczenia procedur administracyjnych, oszczędności czasu oraz zwiększenia efektywności działań zarówno podmiotów publicznych, jak i prywatnych. Choć obowiązki związane z e-doręczeniami będą wdrażane stopniowo, to kluczowe znaczenie ma, aby już od stycznia 2025 roku większość podmiotów spełniła wymagania związane z posiadaniem elektronicznej skrzynki doręczeń oraz wpisem do BAE. Przyszłość komunikacji elektronicznej w Polsce stoi więc pod znakiem jeszcze większej cyfryzacji, a także dbałości o bezpieczeństwo obiegu dokumentów w przestrzeni publicznej.