11 lutego 2026

Ulgi podatkowe, cz. 5: ulga na innowacyjnych pracowników

W kolejnym artykule z serii ulg podatkowych prezentujemy informacje na temat ulgi na innowacyjnych pracowników. Ulga na innowacyjnych pracowników jest stosunkowo nowym rozwiązaniem funkcjonujących w podatkach dochodowych. Została wprowadzona w ramach pakietu zmian określanych mianem tzw. „Polskiego Ładu” w 2022 roku.

Jest to kolejna zachęta do prowadzenia działalności innowacyjnej – ulga na innowacyjnych pracowników jest uzupełnieniem dla podmiotów prowadzących działalność badawczo-rozwojową. Ulga na innowacyjnych pracowników pozwala na efektywniejsze wykorzystanie kosztów kwalifikowanych powstałych w ramach działalności B+R – tj. ulga pozwala wykorzystać te koszty w sytuacji, kiedy wysokość dochodu osiągniętego w roku podatkowym przez podatnika lub powstała strata nie pozwalają na wykorzystanie lub wykorzystanie w całości puli kosztów kwalifikowanych.

Jak działa ulga na innowacyjnych pracowników?

W sytuacji, kiedy podatnik posiada nieodliczoną w zeznaniu rocznym pulę kosztów kwalifikowanych może ją wykorzystać na zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych pracowników zaangażowanych w bieżącym okresie w działalność B+R.

Ulga polega na tym, że po wytypowaniu pracowników, którzy kwalifikują się do ulgi na innowacyjnych pracowników, pomniejsza się zaliczki na PIT tych pracowników – w konsekwencji, pobiera się od tych pracowników zaliczki, natomiast nie przekazuje się ich do urzędu skarbowego (pracodawca zatrzymuje te zaliczki w przedsiębiorstwie).

Kwotę, o która można pomniejszyć zaliczki oblicza się jako iloczyn nieodliczonych kwoty kosztów kwalifikowanych i stawki podatku stosowanej przez podatnika (pracodawcę).

Jakie są warunki do stosowania ulgi na innowacyjnych pracowników

Po pierwsze: ulga ma zastosowanie do innowacyjnych pracowników – należy to rozumieć jako pracowników (osoby fizyczne), którzy są bezpośrednio w danym miesiącu zaangażowani w działalność badawczo-rozwojową – w czasie wynoszącym co najmniej 50% w stosunku do ogólnego czasu pracy tych pracowników.

Po drugie: ulga ma zastosowania do innowacyjnych pracowników – zatrudnionych w oparciu o:

• stosunek służbowy, stosunek pracy, pracy nakładczej, spółdzielczy stosunek pracy, zasiłek pieniężny z ubezpieczenia społecznego,
• umowę zlecenie, umowę o dzieło,
• których zaliczki powstały z tytułu praw autorskich.

Po trzecie: podatnik (pracodawca) musi złożyć roczne zeznanie na podatek dochodowy za poprzedni rok podatkowy.

Po czwarte: podatnik nie skorzystał ze zwrotu gotówkowego dla ulgi badawczo-rozwojowej o którym mowa w art. 18da ustawy o CIT.

Po piąte: nie dotyczy to zaliczek przekazywanych na zasadach przewidzianych dla:

• płatników będących zakładami pracy chronionej lub zakładami aktywności zawodowej (o których mowa w art. 38c ust 2 pkt 1-2 ustawy o PIT),
• płatników którzy utracili status zakładu pracy chronionej (o którym mowa w art. 38c ust. 2a ustawy o PIT),
• nie minęło 5 lat, licząc od końca roku, w którym płatnik utracił status zakładu pracy chronionej (o czym mowa w art. 38c ust 3c ustawy o PIT).

Kiedy można zastosować ulgę na innowacyjnych pracowników

Zgodnie z treścią art. 18db ust. 4 ustawy o CIT, skorzystanie z pomniejszenia w ramach ulgi na innowacyjnych pracowników jest dostępne od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik złożył zeznanie roczne na podatek dochodowy i prawo to przysługuje aż do końca roku podatkowego, w którym podatnik złożył zeznanie. Kolejny raz będzie można skorzystać z ulgi po złożeniu w następnym rok zeznania rocznego. Poniżej prezentujemy na przykładzie:

Przykład 1. Podatnik ma rok podatkowy tożsamy z rokiem kalendarzowym, podatnik złożył zeznanie roczne CIT-8 za 2023 r. w marcu 2024 r., uprawnienie do skorzystania z ulgi przysługuje od kwietnia do grudnia 2024 r.

Przykład 2. Podatnik ma rok podatkowy tożsamy z rokiem kalendarzowym, podatnik złożył zeznanie roczne CIT-8 za 2024 r. w lutym 2024 r. uprawnienie do skorzystania z ulgi przysługuje od marca do grudnia 2025 r.

Proporcja czasu pracy a wysokość pomniejszenia

Jednym z warunków do zastosowania ulgi jest to, że dany pracownik musi przepracować co najmniej 50% swojego ogólnego (normatywnego) czasu pracy. Przepisy w żaden sposób nie określają, czy do kwoty zaliczek (pomniejszenia) również należy zastosować proporcję obliczoną zgodnie z przepracowanym dla celów B+R czasem pracy.

Stąd też niezależnie czy pracownik w danym miesiącu poświęcił na działalność badawczo-rozwojową 55%, 75% czy 95% swojego normatywnego czasu pracy – podatnikowi (pracodawcy) przysługuje prawo do pomniejszenia całej zaliczki na podatek dochodowy od innowacyjnego pracownika. Kwestia ta była wielokrotnie poruszana w interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS, który – również wielokrotnie potwierdził, że podatnikom przysługuje prawo do pomniejszenia całej zaliczki niezależnie od ustalonej proporcji.

Ważne: Istotne jest przy tym to, aby dany pracownik faktycznie przekroczył ustawowy próg 50% czasu pracy poświęconego na działalność B+R.

Jako ARPI Accounting możemy przygotować analizę prowadzonych projektów pod kątem działalności badawczo-rozwojowym oraz pomóc we wdrożeniu ulgi badawczo-rozwojowym i ulgi na innowacyjnych pracowników – skontaktuj się z naszymi ekspertami.