Podpisywanie sprawozdań finansowych – przepisy w 2022 r.

Dnia 1 stycznia 2022 roku zmieniły się przepisy dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych. Nowelizacja ustawy o rachunkowości z dnia 14 października 2021 roku wprowadza przepisy, których od dłuższego czasu domagały się organizacje przedsiębiorców w Polsce.

Zgodnie z treścią nowelizacji, sprawozdanie finansowe może podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki (czyli jedną osobę z zarządu). Innymi słowy, ustawa umożliwia podpisywanie sprawozdań finansowych tylko przez jednego członka organu wieloosobowego kierującego podmiotem.

W myśl nowych przepisów, pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu mogą jedynie złożyć specjalne oświadczenie, informujące o tym, że przedmiotowe sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Tego typu nowe oświadczenie można sporządzić w formie papierowej (skan) lub elektronicznej, oraz należy oczywiście dołączyć je do zatwierdzonego sprawozdania finansowego.

Forma podpisu

Przypomnijmy, że zgodnie z poprzednio obowiązującymi przepisami, sprawozdanie podpisać musieli wszyscy członkowie organu kierującego i musiał być to podpis elektroniczny – tym samym wszyscy członkowie musieli posiadać takie podpisy (kwalifikowane lub zaufane ePUAP). Wraz z wejściem w życie opisywanych zmian, nie będzie to już konieczne.

Nowe przepisy to szczególne ułatwienie zwłaszcza dla przedsiębiorstw zarządzanych przez ponadnarodowy organ zarządzający. Nie każdy członek zarządu mógł być obywatelem Polski lub dysponować numerem PESEL. Jednym z najczęstszych problemów w takiej sytuacji były trudności w uzyskaniu podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.

Podpisywanie sprawozdań – możliwość odmowy

Członkowie organu kierowniczego mogą również odmówić podpisania sprawozdania finansowego. Mianowicie mowa o prawie do złożenia we właściwym rejestrze sądowym odmowy podpisu sprawozdania, do której ma zastosowanie art. 52 ust. 2, oraz oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, do których ma zastosowanie art. 52 ust. 2b, jeżeli zostały sporządzone.

Taką odmowę będzie mógł załączyć jedynie kierownik jednostki, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dotyczy to:

• sprawozdań finansowych,
• sprawozdań z działalności,
• skonsolidowanych sprawozdań finansowych,
• sprawozdań z działalności grupy kapitałowej,
• sprawozdań z płatności na rzecz administracji publicznej,
• skonsolidowanych sprawozdań z płatności na rzecz administracji publicznej.

Należy pamiętać, że przepisy obowiązują dla sprawozdań zatwierdzanych po 31 grudnia 2021 r.

Roczne sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi przechowywania przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym właściwym dla danego sprawozdania.