E-Doręczenia obowiązkowe od 1 października 2024

Rewolucja w sferze doręczania pism i dokumentów urzędowych w końcu nastąpi, znaym już oficjalne termin wdrożenia. Począwszy od 1 października 2024 roku, wszystkie podmioty publiczne i niepubliczne wskazane w treści ustawy o doręczeniach elektronicznych będą musiały posiadać adres do e-doręczeń. Jednocześnie Ministerstwo podało dodatkowe daty częściowego uprawomocnienia się przepisów.

E-doręczenia w praktyce. Do końca 2025 roku, odraczający obowiązki wynikające z KPA tak, aby doręczenia papierowe, e-doręczenia i składane przez e-PUAP były równoważne (okres przejściowy). Od 1 stycznia 2026 r. chce jednocześnie nałożyć na wszystkie podmioty publiczne nowy obowiązek.

e-Doręczenia – podstawowe informacje

System e-Doręczeń ma być ogólnopolski i z czasem ma zastąpić transfery korespondencji papierowej. Poza celami finansowymi i ekologicznymi, nowe rozwiązanie ma również przyspieszyć proces komunikacji z podmiotami publicznymi.

Wśród zalet e-Doręczeń można wymienić usprawniony przepływ wiadomości, eliminacja papierowej korespondencji, ułatwiona elektroniczna archiwizacja dokumentów, oraz dostęp do usługi 24/7 za pomocą komputera, smartfona lub tabletu, niezależnie od lokalizacji.

Adres do Doręczeń (ADE)

Pomimo funkcjonowania systemu e-doręczeń w internecie, każdy objęty przepisami podmiot będzie posiadał swój Adres do e-Doręczeń. Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i KRS, jak również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

Pozostaje on stały dla podmiotu czy firmy bez względu na to, czy zmieni swoją siedzibę fizycznie. Innymi słowy, adres zostaje ustawiony jednorazowo i może zostać zmieniony/usunięty jedynie w przypadku zlikwidowania podmiotu, którego adres dotyczy.

e-Doręczenia – kluczowe daty wdrożenia

• 1 października 2024 – data wejścia w życie obowiązkowych e-doręczeń dla podmiotów publicznych i niepublicznych.
• do 31 grudnia 2025 – okres przejściowy, do tej daty doręczenia papierowe, e-doręczenia i te składane przez e-PUAP będą równoważne.
• 1 stycznia 2026 – obowiązkowe e-doręczenia dla wszystkich podmiotów publicznych.

Firmy, które powstały przed tymi datami, muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń w określonym terminie: 

• firmy z rejestru KRS musiały dokonać zgłoszenia do 10 marca 2024 roku, 
• firmy z rejestru CEIDG – do 30 września 2026 roku.