E-paragony – możliwości korzystania w 2024

e-Paragony to bezpłatna aplikacja stworzona przez Ministerstwo Finansów, dzięki której można pobierać i archiwizować paragony fiskalne w formie elektronicznej. Rządowy system informatyczny obsługujący cyfrowe faktury, potocznie zwany HUBem paragonowym, jest w pełni zabezpieczony i anonimowy (tzn. nie wymagający podawania dodatkowych danych osobowych przy transakcji), w pełni dostępny dla użytkowników od 15 września 2023 roku.

Szczegóły dotyczące możliwości wykorzystania e-paragony definiują również przepisy pakietu zmian legislacyjnych pod wspólną nazwą SLIM VAT 3.

E-paragon – definicja

E-paragon stanowi formę cyfrowego dokumentu fiskalnego, zastępującego konwencjonalny paragon papierowy. Posiada równoważną moc dowodową jak tradycyjny paragon papierowy i jest honorowany przez organy podatkowe. Generowany jest przez system kasowy online, a następnie przekazywany do Centralnego Repozytorium Kas. To również rozwiązanie bardziej ekologiczne, eliminujące użycie papieru i szkodliwych substancji zawartych w druku.

E-paragony – możliwości aplikacji rządowej

Aplikacja rządowa e-Paragony, zwana potocznie HUBem paragonowym, pozwala pobierać, dodawać i archiwizować paragony, dzięki czemu znika potrzeba posiadania fizycznej kopii. Z paragonów w wersji digital będzie można korzystać w przypadku zdarzeń wymagających posiadania dowodu zakupu, jak również przy zgłoszeniu nieprawidłowości i reklamowania zakupionego przedmiotu/usługi. E-paragon można przesyłać w postaci SMS, email lub udostępniać z pomocą bezpośredniego odnośnika w aplikacji.

HUB paragonowy – kiedy korzystać?

Logika działania aplikacji jest prosta. Kupujący, posiadając aplikację zainstalowaną na telefonie, otrzyma unikalny identyfikator, który umożliwi mu pobieranie e-paragonów. Lokalizacja użytkownika następuje bez podawania danych osobowych podczas dokonywania transakcji. Użytkownik przekazuje jedynie wygenerowany kod kreskowy sprzedawcy do odczytania czytnikiem, dzięki czemu nawiązuje się komunikacja pomiędzy kasą a aplikacją.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny „za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych”.

Klient w ramach usługi, po zainstalowaniu aplikacji na telefonie i połączeniu się z systemem dystrybucji,. Do otrzymania identyfikatora nie są wymagane żadne dane identyfikujące Klienta, niepotrzebny jest nawet numer telefonu.

E-paragony – problem z kasami fiskalnymi i rynkiem

W ciągu pierwszego miesiąca od uruchomienia aplikacji e-paragony 2.0 pobrało ją już blisko 20 tys. Polaków. Pojawiają się też pierwsze kasy pozwalające na wystawianie paragonów elektronicznych i przekazywanie ich do aplikacji przez HUB paragonowy – informuje Ministerstwo Finansów.

Pomimo wprowadzonych już prawnie rozwiązań dotyczących e-paragonów i aplikacji mobilnych, użytkownicy w Polsce wciąż mogą napotkać problemy uniemożliwiające im korzystanie z technologii. Problemem wciąż okazuje się brak powszechny dostosowanych do tworzenia e-paragonów kas fiskalnych (typu online lun wirtualną).

Dodatkowym utrudnieniem dla upowszechnienia się e-paragonów okazuje się mnogość aplikacji obsługujących ten format na rynku. Centralizacja, format HUBu, sprzyja powszechności i łatwości wykorzystywania, ponieważ użytkownik może archiwizować wszystkie paragony w jednej bazie danych. Tymczasem na rynku wciąż konkurują aplikacje powiązane z markami i ich programami lojalnościowymi, które wymuszają korzystanie z wielu systemów dystrybucji, zamiast jednego scentralizowanego, skutecznie zniechęcając użytkowników do korzystania z technologii. Sytuację być może zmieni wprowadzenie systemu KSeF i powiązanie dystrybucji faktur z paragonami fiskalnymi.