Elektroniczna dokumentacja pracownicza w 2019 r.

Nowe przepisy dotyczące e-dokumentacji pracowniczej weszły w życie 1 stycznia 2019 roku. Nie były to jednak regulacje obowiązkowe, dlatego prawdopodobnie dla wielu firm digitalizacja dokumentacji to nadal kwestia niedalekiej przyszłości. Przedstawiamy zbiór kluczowych informacji na ten temat.

Na początku bieżącego roku pracodawcy stanęli przed wyborem, czy podejmować trud digitalizacji teczek pracowniczych, czy pozostać przy tradycyjnej formie archiwizacji. Bez względu na dokonany wybór, e-dokumentacja pracownicza (tak jak jej papierowy odpowiednik) musi być podzielona na 4 części:

A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia:  życiorysy, świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie okresowe i kontrolne.
B – dokumenty gromadzone w trakcie okresu zatrudnienia pracownika: umowa o pracę, zakres obowiązków, zaświadczenie lekarskie, dokumenty związane z urlopami, szkoleniami, badaniami, BHP.
C – dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy: wypowiedzenie, świadectwa pracy.
D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej (kary, nagany).

E-akta, ZUS i skrócony czas przechowywania

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wprowadziła nowy wymiar czasu dla obowiązkowego przechowywania i archiwizacji dokumentów. Skrócenie wymogu z 50 do 10 lat obejmie automatycznie teczki wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Pracownicy zatrudnieni w okresie 1999-2018

Skrócenie okresu przechowywania z 50 do 10 lat wymaga złożenia odpowiednich podań do ZUS. Oświadczenie ZUS ODW jest niezbędne i służy jako deklaracja woli przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA.

Terminy składania raportów ZUS RIA wiążą się bezpośrednio z datą zakończenia współpracy z danym pracownikiem lub zleceniobiorcą (oraz wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń społecznych), dlatego nie można wskazać jednej daty ostatecznej, która obowiązuję wszystkich pracodawców.

Dodatkowo, zgodnie z rozporządzeniem, pracodawca zobowiązany jest do przekazania pracownikowi raportu w formie papierowej oraz do wydania dokumentów związanych z zatrudnieniem jedynie po złożeniu pisemnego wniosku przez pracownika, nie wcześniej niż po upływie 10 lat od złożenia raportu.