Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wyjaśnienia i przydatne pliki

Zbliża się rewolucja w dziedzinie obrotu fakturami. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowy system, który umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur w formacie ustrukturyzowanym. Co prawda korzystanie z systemu będzie obowiązkowe dla przedsiębiorców dopiero od II kwartału 2023 roku, ale już teraz można dobrowolnie testować jego możliwości.

Podobne rozwiązania wprowadziły już inne kraje europejskie, m.in. Włochy, Portugalia i Hiszpania. Przedstawiamy najważniejsze założenia KSeF oraz praktyczne wskazówki, jak z systemu korzystać.

Informacje podstawowe

KSeF to system umożliwiający wystawianie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1). Proces odbywać się będzie z wykorzystaniem narzędzi dostarczonych przez Ministerstwo Finansów lub też z użyciem komercyjnych narzędzi – poprzez integrację zewnętrznych systemów księgowych z API systemu.

Należy pamiętać, że z Krajowego Systemu e-Faktur można już swobodnie korzystać w ramach środowiska produkcyjnego począwszy od 1 stycznia 2022 roku – nie znaczy to jednak, że system stał się już obowiązujący. Warto jednak szczególnie uczulić na ważny aspekt: faktury wystawione w środowisku produkcyjnym i przesłane do KSeF są dokumentami wprowadzonymi do obiegu prawnego.

Zgodnie z informacją przekazaną przez Ministerstwo Finansów, efektywność nowego systemu ma osiągnąć – według założeń – ponad 2 mld obsłużonych faktur miesięcznie, co przekłada się na mniej więcej 100 mln faktur dziennie w skali całego kraju.

Faktura ustrukturyzowana

Nie należy mylić faktury wystawianej w ramach KSeF z fakturą elektroniczną, która od lat funkcjonuje w obrocie gospodarczym. Faktura ustrukturyzowana to trzecia, odrębna forma rozliczania transakcji obok faktur papierowych i elektronicznych. Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 roku, faktura ustrukturyzowana zawiera określoną przepisami formę (struktura logiczna) i zapisana jest w odpowiednim formacie elektronicznym, np. XML, umożliwiającym automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych w niej zawartych.

Faktura w formie ustrukturyzowanej przygotowana jest zatem tak, aby mogły ją czytać i analizować programy księgowe oraz uniwersalne formaty plików, jak JPK_VAT.

Krajowy System e-Faktur będzie współpracował tylko z fakturami ustrukturyzowanymi. W perspektywie czasu tego typu faktury zastąpią całkowicie faktury elektroniczne i papierowe, dlatego już teraz warto zaplanować transfer rozwiązań księgowych tak, aby jak najlepiej przygotować się na II kwartał 2023 roku.

Praktyczny wymiar nowego systemu

Co do zasady, Krajowy System e-Faktur zaprojektowany jest tak, aby współpracował z zewnętrznymi narzędziami księgowymi. Z systemu mogą korzystać:

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Według zapewnień Ministerstwa Finansów, faktury wystawiane w ramach KSeF będą przechowywane na platformie nawet do 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione, co zapewnia im ochronę oraz, w razie konieczności, wygodny dostęp do archiwów. System będzie również dokonywał analizy spójności danych na podstawie schematu faktury ustrukturyzowanej, co pozwoli zmniejszyć ilość błędów przy okazji generacji plików JPK.

Uwierzytelnienie Aplikacji Podatnika KSeF – tutorial

Gdy rozpoczynamy korzystanie z całkowicie nowego systemu informatycznego, musimy natknąć się na problemy i niejasności wynikające z braku doświadczenia. Co prawda Krajowy System e-Faktur znajduje się już (od 1 stycznia) w fazie produkcyjnej, nie oznacza to jednak że wolny jest od drobnych błędów, będących przedmiotem regularnych aktualizacji.

Połączenie lokalnie używanych systemów księgowych z Krajowym Systemem e-Faktur musi odbyć się po przeprowadzeniu Uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF. Proces polega na pobraniu i podpisaniu żądania autoryzacyjnego z pomocą Profilu zaufanego lub Certyfikatu kwalifikowanego. Podpisane żądanie autoryzacyjne należy następnie wgrać do Aplikacji i połączyć z kontem utworzonym na podstawie numeru NIP. Ministerstwo Finansów przygotowało specjalny tutorial, który krok po kroku pokazuje, w jaki sposób można uzyskać uwierzytelnienie.

Przydatne pliki i linki

Dokumentacja struktury logicznej

Biura rachunkowe korzystające z KSeF mogą wspierać się materiałami i przykładami przygotowanymi przez Ministerstwo Finansów. Do pobrania udostępniono m.in. pełną dokumentację struktury logicznej e-Faktury FA(1) oraz przykładowe pliki pokazujące format w praktyce. W prowadzonym przez Ministerstwo wykazie struktur dokumentów XML znalazła się nowa rubryka prezentująca struktury właściwe dla KSeF – dostępna jest tutaj.

Klucz publiczny środowiska produkcyjnego

Sprawdzanie statusu e-faktury

W ramach wersji produkcyjnej, system zapewnia możliwość podglądu statusu przetwarzania wysyłki oraz podgląd i pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) bez konieczności logowania – w sposób anonimowy. Wystarczy wpisać numer referencyjny sesji w wyszukiwarce KSeF.

Podgląd faktury

System pozwala również na podgląd e-faktury w sposób anonimowy bez konieczności logowania. W tym celu należy jednak uzupełnić szereg danych dotyczących szukanego dokumentu, takich jak identyfikator podatkowy nabywcy, rodzaj podmiotu, numery KSeF i faktury oraz sumę kwoty należności. Pogląd dostępny jest tutaj.

W przypadku innych wątpliwości lub pytań na temat funkcjonowania systemu, warto skontaktować się z helpdeskiem KSeF pod adresem info.ksef@mf.gov.pl.