Krajowy System e-Faktur – wszystko, co należy wiedzieć o KSeF

Krajowy Rejestr e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowym systemem komunikacji między klientami biznesowymi od 1 lipca 2024 roku, ale już dziś temat wzbudza kontrowersje.

W ramach nowego systemu KSeF, bezpośrednia wymiana faktur między kontrahentami nie będzie już zgodna z prawem, zastąpi ją krajowy system obejmujący 100% transakcji między przedsiębiorstwami.

Tym samym Polska zostanie w 2024 roku kolejnym krajem europejskim z wdrożonym narodowym programem obrotu faktur, idąc w ślady m.in. Francji i Włoch.

Ustawodawca nie opublikował jeszcze objaśnień, tłumaczących zawiłości nowego systemu i efektywne sposoby na dostosowanie się do nowych reguł. Z tego względu przygotowanie wytycznych na temat pełnego transferu do nowego systemu wydaje się na razie niezwykle trudne.

Warto również pamiętać, że dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z Krajowego Systemy e-Faktur będzie obowiązkowe dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Zalety KSeF

Opisywane zmiany i wprowadzenie systemu komunikacji o narodowym zasięgu to na pewno krok w dobrym kierunku. Wdrożenie KSeF umożliwi zoptymalizowanie procesów związanych z fakturami, obiegiem dokumentów oraz wykorzystywaniem systemów fakturowych przez przedsiębiorców. Obrót dokumentów stanie się szybszy i mniej kosztowny, z uwagi na redukcję kosztów wydruku.

Dostęp do kluczowych informacji stanie się natychmiastowy i scentralizowany, co ułatwi firmom i podatnikom raportowanie, analizy i podsumowania finansowe

Automatyzacji ulegnie również proces katalogowania i archiwizacji faktur. Otworzy to rynek dla firm outsourcingowych dzięki licznym ułatwieniom związanym z bezpieczeństwem przechowywania dokumentów finansowych. Również duplikaty faktur przestaną być zasadne.

Używanie e-faktur eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych z dokumentów papierowych do systemu lub korzystania z technologii OCR, co zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.

Podatnicy korzystający z KSeF, którzy wystąpią o zwrot podatku VAT naliczonego, otrzymają zwrot w okresie 40 dni zamiast 60 dni, jak było przed wprowadzeniem nowego systemu.

Nowe regulacje pozwolą również, z pomocą rozbudowy systemu KAS i PUESC, zautomatyzować komunikację wiążących informacji, takich jak:

• WIT (wiążąca informacja taryfowa),
• WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu),
• WIA (wiążąca informacja akcyzowa),
• WIS (wiążąca informacja stawkowa).

Kolejną zaletą KSeF będzie redukcja pewnych zobowiązań, np. zniesiona zostanie konieczność przesyłania struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur JPK na żądanie organów podatkowych. Nowy system zapewni możliwość wglądu organom kontrolnym.

Metody uwierzytelniania w KSeF

Krajowy System e-Faktur oferuje różne metody uwierzytelniania:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny: Osoba fizyczna, korzystająca z KSeF, może uwierzytelniać się poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Podpis zaufany (Profil Zaufany): Osoby fizyczne mogą również użyć Profilu Zaufanego do uwierzytelnienia, lub skorzystać z interfejsu API w celu wygenerowania wcześniej przydzielonego tokenu.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna: Podmioty niebędące osobami fizycznymi autoryzują się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
• Token (ciąg znaków alfanumerycznych wygenerowane podczas aktywnej sesji) przypisany do danej osoby. Osoba fizyczna może także korzystać z tokena przypisanego do siebie w celu uwierzytelnienia.

Dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi istnieje opcja autoryzacji poprzez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Dodatkowo, możliwe jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA w odpowiednim urzędzie, w którym należy wskazać określoną osobę fizyczną jako uprawnioną do autoryzacji.

Szczegóły związane z KSeF, o których należy pamiętać

1. Nowa struktura logiczna

Struktura logiczna faktur FA(2) to element regulacji KSeF, który wszedł w życie już we wrześniu tego roku. API, czyli system operacyjny KSeF, został już przygotowany na obsługę nowego systemu i formatu plików XML 2.5 od września 2023 roku – w ramach fazy dobrowolnej korzystania z systemu. Struktura FA(2) jest dostępna do pobrania i wglądu na stronach rządowych. Wzór zaktualizowanej struktury dostępny jest również na stronie podatki.gov.pl w sekcji KSeF Struktury dokumentów XML.

2. KSeF jako wyłączny system obrotu faktur – ryzyko grzywny

Może się to wydawać oczywiste, jednak należy stale o tym przypominać: Krajowy System e-Faktur stanie się od lipca 2024 roku wyłącznym prawomocnym systemem wymiany faktur. Ustawodawca zadbał o to, aby KSeF zagospodarował całkowicie komunikację w tym aspekcie, przewidując dla przedsiębiorców kary finansowe za niestosowanie się do nowych regulacji.

3. Rozróżnianie transakcji B2B i B2C

To kwestia budząca najwięcej kontrowersji, ponieważ Ministerstwo Finansów wciąż nie opublikowały jednoznacznych wytycznych dotyczących rozróżniania typów transakcji pod względem stron umowy. KSeF z definicji wyklucza faktury będące efektem transakcji B2C, aczkolwiek nie są nam znane precyzyjne kryteria, które jednoznacznie rozgraniczą transakcje B2B od B2C.

4. Przechowywanie faktur w KSeF

Ministerstwo Finansów gwarantuje bezpieczne i długoterminowe przechowywanie e-faktur w ramach systemu – a jednocześnie zaleca korzystanie z zewnętrznych względem systemu sposobów archiwizacji. JEst to dla przedsiębiorców jednoznaczny sygnał, że warto jednak przygotować alternatywne źródła na wypadek nieprzewidywalnych awarii lub kontroli finansowej. KSeF przyznaje każdej fakturze unikalny numer ID na okres 10 lat. Po tym okresie nastąpi zapewne ponowna desygnacja ID, zostanie to szerzej wyjaśnione w objaśnieniach do KSeF, nad którymi strona rządowa dopiero pracuje.

5. Obowiązki towarzyszące transferowi do KSeF

Należy pamiętać, że zmianie powinny ulec nie tylko rutyny związane z wysyłaniem faktur w ramach systemu KSeF, ale też wiele spraw pobocznych, takich jak:

• umowy zawarte z podmiotami, które aktualnie zajmują się obrotem/przechowywaniem dokumentów finansowych;
• regulaminy wewnątrz firm, jeśli w ich treści znajdują się informacje o przetwarzaniu danych;
• dostosowanie i przeszkolenie kadry z obsługi nowych systemów;
• rewizja umów o współpracę z zewnętrznymi biurami księgowymi i firmami outsourcingowymi;
• modyfikacja własnych programów faktoringowych (jeśli są posiadane) tak, aby potrafiły komunikować się z API KSeF.

Nowe zobowiązania będą miały zastosowanie do około 2,8 miliona podmiotów płacących podatek VAT, w tym około 2 milionów podmiotów aktywnych w domenie VAT.

Czekamy na objaśnienia podatkowe

W dniu publikacji tego artykułu Ministerstwo wciąż nie opublikowało szczegółowych wytycznych dotyczących spornych kwestii (jak np. ustalanie faktycznego miejsca prowadzenia działalności podmiotu) oraz nie podało do wiadomości publicznej objaśnień podatkowych, na których będzie można opierać się podczas interpretacji.

Objaśnienia pozwolą rozpocząć kompletny i najbardziej efektywny proces przystosowania oprogramowania i kadry do wymogów systemu KSeF.

Przydatne linki i pliki do pobrania

• Dokumentacja struktury logicznej e-Faktury FA(2) – Link
• Broszura informacyjna struktury logicznej e-Faktury FA(2) od 1 września 2023 – Link
• Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF – Link
• Struktura dokumentu XML – Link
• Webinarium z 07.04.2022 r. na temat Aplikacji Podatnika KSeF – Link
• Webinarium z 25.11.2021 r. na temat integracji z Krajowym Systemem e-Faktur – Link