PESEL dla obywateli Ukrainy – informacje dla pracodawców

Konflikt zbrojny na Ukrainie spowodował niespotykaną w ciągu ostatnich lat falę migracyjną. Szacuje się, że granicę polsko-ukraińską przekroczyło już ponad 1,9 mln obywateli Ukrainy. Wychodząc naprzeciw potrzebom pracowników i pracodawców zatrudniających uchodźców z Ukrainy, rząd uchwalił specjalną ustawę mającą uregulować kwestie pobytowe, socjalne i związane z zatrudnieniem.

Od 16 marca 2022 roku obywatele migrujący z Ukrainy mogą ubiegać się o przyznanie numeru PESEL. Otrzymanie numeru otwiera dla Ukraińców nowe możliwości, m.in. legalną pracę, możliwość prowadzenia działalności gospodarczej czy dostęp do publicznej opieki zdrowotnej i szczepień czy programu 500+. PESEL dla obywateli Ukrainy to w tym momencie pilna kwestia, z którą należy poradzić sobie ustawowo.

W artykule opisujemy procedury i wymagania, które trzeba spełnić – z perspektywy wnioskodawcy, ale przydatne również dla każdego pracodawcy chcącego legalnie zatrudnić osoby uciekające przed wojną w Ukrainie.

Specustawa – podstawa prawna

Możliwość ubiegania się o nadanie numeru PESEL wprowadziła Ustawa z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Z jej treścią można zapoznać się tutaj.

Zatrudnianie pracowników z Ukrainy

Zgodnie z aktualnym prawem, nadanie PESEL jest równoznaczne z urzędowym potwierdzeniem, że pobyt w Polsce jest legalny w czasie 18 miesięcy (licząc od 24 lutego 2022). Zatem osoba posiadającą PESEL może zostać zatrudniona bez posiadania zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy. Należy jedynie w ciągu 14 dni od podjęcia pracy powiadomić o fakcie zatrudnienia powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę albo też miejsce zamieszkania podmiotu – to obowiązek spoczywający na pracodawcy.

Dodatkowo warto pamiętać, że specustawa uregulowała kwestie zatrudnienia nie tylko Ukraińców uciekających z powodu wojny, ale obejmuje też innych obywateli Ukrainy przebywających legalnie w Polsce (w ramach zezwolenia na pobyt stały lub czasowy, ewentualnie posiadających paszport biometryczny). Takie osoby z Ukrainy mogą być zatrudnione bez zezwolenia lub oświadczenia o powierzeniu pracy. Tutaj również obowiązuje warunek powiadomienia powiatowego urzędu w terminie 14 dni od rozpoczęcia pracy.

PESEL dla obywateli Ukrainy – wymagania

O przyznanie numeru PESEL w kontekście wojny na Ukrainie mogą wnioskować obywatele Ukrainy, obywatele Ukrainy posiadający kartę Polaka, członek najbliższej rodziny obywatela Ukrainy posiadający kartę Polaka oraz małżonkowie obywateli Ukrainy, którzy nie mają obywatelstwa ukraińskiego.

Warunkiem koniecznym, zapisanym w Ustawie, jest fakt przybycia do Polski od 24 lutego 2022 roku bezpośrednio z terytorium Ukrainy oraz w bezpośrednim związku z działaniami wojennymi. Jest to istotne, ponieważ w treści wniosku, poza standardowymi polami na dane osobowe, znajduje się też rubryka, w której należy określić datę wjazdu do Polski. Aplikujący powinien również deklarować zamiar pozostania na terytorium RP. Pobyt takiej osoby uznaje się za legalny w okresie 18 miesięcy licząc od dnia 24 lutego 2022 roku.

Aby uzyskać numer PESEL, należy złożyć umotywowany pisemny wniosek oraz dołączyć dokumenty potwierdzające dane przedstawione na wniosku, na przykład paszport lub ukraiński numer ewidencyjny. W tym szczególnym przypadku, jakim jest konflikt zbrojny na terytorium Ukrainy – co może wiązać się z tym, że wnioskujący mogą nie posiadać przy sobie kompletu dokumentów – w takiej sytuacji podpisanie wniosku jest równoważne prawnie z oświadczeniem, że podane dane są prawdziwe (oświadczenie to składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia).

Co należy przygotować?

• Wypełniony wniosek (dostępny również w języku ukraińskim i rosyjskim).
• Dokument potwierdzający tożsamość oraz dane zawarte we wniosku.
• Dane do wpisania na wniosku:
  • imię i nazwisko,
  • data i miejsce urodzenia,
  • kraj urodzenia i obywatelstwo,
  • data wjazdu do Polski,
  • ukraiński numer ewidencyjny,
  • adres e-mail i polski numer telefonu (tylko aby uzyskać profil zaufany).

Szczegóły związane z wnioskowaniem

Ponadto należy pamiętać o konieczności posiadania aktualnego zdjęcia, wykonanego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą złożenia wniosku. Powinno być w kolorze, na papierze o wymiarach 35 x 45 mm.

Obecność osobista przy składaniu wniosków wymagana jest od petentów którzy ukończyli 12 rok życia. Rodzice (ale też opiekunowie sprawujący faktyczną pieczę nad dzieckiem, opiekun tymczasowy lub kurator) dzieci poniżej 12 roku życia mogą złożyć wniosek w ich imieniu.

Warto pamiętać, że z pomocą opisywanego formularza można jednocześnie uzyskać Profil Zaufany (podając adres e-mail i numer telefonu).

Podczas składania wniosku petentom którzy ukończyli 12 rok życia zostaną pobrane odcisków palców.

Wniosek dostępny jest tutaj.

Gdzie składać wniosek?

Wnioski należy składać w dowolnym urzędzie gminy. Jednocześnie wiceszef MSWiA Paweł Szefernaker poinformował, że w sobotę, 19 marca, uruchomiony zostanie masowy punkt składania wniosków o nadanie numeru PESEL na Stadionie Narodowym. Ma on obsługiwać 250-300 osób na godzinę.

PESEL dla obywateli Ukrainy – terminy

Wnioski o wydanie numeru PESEL można składać już od 16 marca 2022 r. Następnie, sama procedura przyznawania numeru PESEL trwać powinna nie więcej niż 40 minut – jednak z uwagi na potencjalne obłożenie urzędów wnioskami, trudno określić precyzyjnie ile będzie trwało oczekiwanie. Niestety w tym momencie nie ma możliwości złożenia wniosku online.

Korzyści z posiadania PESEL dla obywateli Ukrainy

Z reguły, numer PESEL można otrzymać albo z urzędu (przy sporządzaniu aktu urodzenia dla dziecka urodzonego na terytorium Polski) albo na wniosek. Posiadanie numeru uprawnia do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej oraz umożliwia dostęp do szczepień, pomocy socjalnej oraz pozwala na rejestrację w systemie edukacji.

Profil Zaufany to narzędzie pozwalające potwierdzać tożsamość obywatela w internetowych kontaktach z urzędami. Posiadanie Profilu Zaufanego pozwoli skorzystać z tak istotnych usług i portali, jak ePUAP, CEIDG, PUE ZUS czy portali urzędów.

Dofinansowanie dla osób przyjmujących uchodźców

16 marca ruszyła również procedura refinansowania poniesionych kosztów związanych z przyjmowaniem i goszczeniem obywateli Ukrainy. Polacy, którzy zdecydowali się na tę formę pomocy, mogą liczyć na wsparcie finansowe w wysokości 40 zł na dzień (za osobę), co stanowi równowartość 1 200 zł miesięcznie. Zapomoga działa z mocą wsteczną, tzn. obejmie faktyczny wymiar dni goszczenia uchodźców. Świadczenie jest przyznawane na podstawie wniosku, za okres faktycznego zapewniania zakwaterowania i wyżywienia obywatelom Ukrainy, nie dłużej niż za okres 60 dni i jest wypłacane z dołu.