Informacja o ochronie prywatności

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności zawiera informacje dotyczące przetwarzania przez ARPI & PARTNERS Sp. z o.o. (KRS 0000255170) oraz ARPI TAX CONSULTING Sp. z o.o. (KRS 0000424776) (łącznie oraz każda z osobna zwane dalej „ARPI”, „my” lub „nas”) danych osobowych osób fizycznych powiązanych z naszymi byłymi, obecnymi lub potencjalnymi klientami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi, inwestorami, sygnalistami lub innymi zainteresowanymi stronami.

I. Wprowadzenie

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności wskazuje, jakie dane osobowe ARPI może przetwarzać, na jakiej podstawie prawnej i w jakich celach oraz jakim osobom dane te mogą być udostępniane.

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności może z czasem ulegać zmianom. Aktualna wersja niniejszego dokumentu jest w każdej chwili dostępna na stronie internetowej ARPI i może zostać z niej pobrana.

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności nie obejmuje linków znajdujących się na stronie internetowej ARPI, które prowadzą do innych stron internetowych. Strony te nie są objęte niniejszą Informacją o ochronie prywatności. W przypadku pytań dotyczących sposobu wykorzystywania informacji przez daną stronę należy zapoznać się z informacją o ochronie prywatności obowiązującą na tej stronie.

II. Kto odpowiada za Państwa dane osobowe

ARPI jest administratorem i/lub podmiotem przetwarzającym dane osobowe objęte zakresem niniejszej Informacji o ochronie prywatności.

Przetwarzając dane osobowe, ARPI zobowiązuje się do zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

III. Na jakich podstawach prawnych i w jakich celach ARPI może przetwarzać Państwa dane osobowe

III.1. Podstawy prawne

ARPI zobowiązuje się zapewnić, aby dane osobowe były przetwarzane wyłącznie w zgodnym z prawem celu, w szczególności:

• w celu zawarcia lub wykonania umowy;
• w celu wypełnienia obowiązku prawnego;
• w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów ARPI lub strony trzeciej;
• w celu ochrony żywotnych interesów osoby fizycznej; lub
• na podstawie zgody osoby fizycznej.

Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, mają Państwo prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

III.2. Cele przetwarzania

ARPI może przetwarzać dane osobowe objęte niniejszą Informacją o ochronie prywatności w związku ze swoimi prawnie uzasadnionymi celami biznesowymi, w tym w szczególności w celu:

• negocjowania, zawierania i wykonywania umów z klientami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi;
• komunikacji oraz zarządzania relacjami z obecnymi i potencjalnymi klientami, dostawcami, inwestorami i innymi podmiotami trzecimi;
• organizacji i zarządzania działalnością przedsiębiorstwa, w tym zarządzania finansami i aktywami, wdrażania mechanizmów kontrolnych, raportowania zarządczego, analiz, audytów wewnętrznych i postępowań wyjaśniających;
• zapewnienia zgodności z przepisami prawa i regulacjami, w tym w związku ze zgłoszeniami wynikającymi z przepisów o ochronie sygnalistów lub kwestiami objętymi zakresem przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT);
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz prowadzenia postępowań sądowych i pozasądowych;
• przeprowadzania kontroli zgodności i kontroli w zakresie uczciwości oraz wiarygodności.

III.3. Zakres danych osobowych

W ramach realizacji prawnie uzasadnionych celów ARPI może przetwarzać dane osobowe osób powiązanych z naszymi byłymi, obecnymi lub potencjalnymi klientami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi, inwestorami, sygnalistami lub innymi zainteresowanymi stronami.

W zależności od zgodnego z prawem celu przetwarzania dane osobowe mogą obejmować informacje prywatne oraz biznesowe dane kontaktowe, takie jak:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• adres IP;
• nazwa przedsiębiorstwa;
• stanowisko/funkcja;
• data urodzenia;
• fotografie;
• preferencje dotyczące kontaktu;
• inne dane osobowe, w szczególności informacje zawarte w prowadzonej z nami korespondencji.

Ponadto możemy przetwarzać inne dane osobowe uzyskane w ramach weryfikacji potencjalnych i obecnych partnerów biznesowych, w celu zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi, w szczególności dotyczącymi:

• przepisów w zakresie przeciwdziałania przekupstwu i korupcji;
• przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy;
• przepisów dotyczących kontroli handlu;
• przepisów dotyczących sankcji gospodarczych;
• przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.

IV. Pliki cookies

ARPI może gromadzić dane osobowe za pośrednictwem plików cookies oraz podobnych technologii.

Cookies to niewielkie pliki informacyjne, które zapisują i pobierają informacje dotyczące Państwa wizyty na stronie internetowej ARPI, na przykład sposób, w jaki uzyskali Państwo dostęp do strony, sposób poruszania się po niej oraz informacje, które wzbudziły Państwa zainteresowanie.

Preferencjami dotyczącymi plików cookies mogą Państwo zarządzać i je konfigurować za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej.

V. Kto ma dostęp do Państwa danych osobowych

V.1. Dostęp do danych osobowych

Dane osobowe mogą być dostępne wyłącznie w związku z prawnie uzasadnionymi celami, dla których są przetwarzane.

Pracownicy i współpracownicy ARPI są uprawnieni do dostępu do danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im obowiązków.

V.2. Dostęp do danych osobowych przez podmioty trzecie

ARPI może ujawniać dane osobowe:

• zewnętrznym usługodawcom – w związku ze świadczeniem przez nich usług na rzecz ARPI; możemy przekazywać dane osobowe podmiotom, które świadczą dla nas usługi informatyczne, hostingu, programistyczne, przekładu dokumentów, doradztwa, notarialne i inne niezbędne dla prawidłowego świadczenia przez nas usług oraz wywiązywania się z nałożonych na nas obowiązków prawnych;
• organom publicznym i/lub sądom – jeżeli jest to wymagane na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub regulacji.

ARPI przestrzega bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i regulacji podczas przekazywania danych osobowych podmiotom trzecim oraz zobowiązuje się zapewnić odpowiednią ochronę danych osobowych i ich przetwarzanie wyłącznie w dozwolonych celach.

VI. Czy przekazujemy Państwa dane do państw spoza UE/EOG

Jeżeli dane osobowe są przekazywane upoważnionym zewnętrznym usługodawcom mającym siedzibę na terytorium Unii Europejskiej/Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub poza nim, stosujemy odpowiednie środki organizacyjne, umowne i prawne w celu zapewnienia, że dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w wyżej wymienionych celach oraz że wdrożony został odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Korzystamy z programu Microsoft Office 365. Dane zawarte w korespondencji e-mail mogą być przekazywane poza terytorium UE/EOG w oparciu o standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych zatwierdzone przez Komisję Europejską.

VII. W jaki sposób chronione są Państwa dane osobowe

ARPI zobowiązuje się do ochrony Państwa danych osobowych i wdrożyła odpowiednie środki w celu zapewnienia ich poufności i bezpieczeństwa.

ARPI wdrożyła odpowiednie techniczne, fizyczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem ujawnieniem, dostępem, utratą, uszkodzeniem lub zmianą.

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, jeżeli dane osobowe zostały narażone na ryzyko, ARPI powiadomi właściwe organy oraz odpowiednie osoby fizyczne, z zastrzeżeniem i zgodnie z przepisami obowiązującego prawa i regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

VIII. Jak długo ARPI przechowuje Państwa dane osobowe

O ile obowiązujące przepisy prawa lub wymogi regulacyjne nie stanowią inaczej ani nie nakładają obowiązku odmiennego postępowania, ARPI dokłada starań, aby przechowywać dane osobowe wyłącznie przez okres, który uzna za niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionych celów, dla których dane osobowe zostały zebrane, w tym, w stosownych przypadkach, w celu spełnienia wymogów lub obowiązków prawnych.

Zamiast niszczyć lub usuwać Państwa dane osobowe, możemy poddać je anonimizacji, tak aby nie można było ich powiązać z Państwem ani ustalić na ich podstawie Państwa tożsamości.

IX. Jakie uprawnienia przysługują Państwu w zakresie przetwarzania danych osobowych

ARPI umożliwia Państwu skorzystanie ze wszelkich uprawnień wynikających z obowiązujących przepisów prawa, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Mają Państwo również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

X. Pytania i dane kontaktowe

W przypadku pytań lub uwag dotyczących niniejszej Informacji o ochronie prywatności lub przetwarzania Państwa danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: privacy@arpiaccounting.com.