5 kwietnia 2024

Rejestracja spółki w Polsce, poradnik krok po kroku

Rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) w Polsce wymaga wykonania ważnych kroków.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) cieszy się popularnością wśród przedsiębiorców z różnych dziedzin ze względu na szereg korzyści, takich jak możliwość korzystania z preferencyjnej stawki CIT na poziomie 9% dla małych podatników. Dodatkowo, istotnym aspektem jest ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania spółki, które ogranicza się do wartości kapitału wniesionego przez wspólników, chociaż istnieją pewne wyjątki od tej reguły.

Oto ogólny przewodnik, jak to zrobić:

Umowa spółki – najważniejszy aspekt przy rejestracji spółki

Aby założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, pierwszym krokiem jest sporządzenie umowy. To absolutnie najważniejsza kwestia, stanowi bowiem fundament nowej spółki, określający jej charakter oraz formę przyszłej działalności. W Polsce istnieją dwa sposoby postępowania, aby taki dokument stworzyć i przesłać do urzędu: za pomocą systemu S24 lub poprzez sporządzenie aktu notarialnego i rejestrację w Portalu Rejestrów Sądowych.

Umowa spółki z o.o. to dokument, który powinien zawierać informacje takie jak:

• nazwa firmy, 
• adresy siedziby
• adresy korespondencyjne do wszystkich członków Zarządu, 
• zakres działalności, 
• kapitał zakładowy (minimalny poziom ustawowy wynosi 5000 złotych),
• forma wniesienia kapitału (np. raport rzeczowy), 
• podział udziałów (zysków i strat) między wspólników. 

Istotny jest także czas trwania spółki, która domyślnie działa bezterminowo, choć istnieje możliwość rejestracji na czas określony.

Należy również samodzielnie przygotować, podpisać i umieścić w systemie następujące dokumenty w formacie PDF:

• Oświadczenie, czy spółka kwalifikuje się jako cudzoziemiec zgodnie z Ustawą z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
• Oświadczenie o udzieleniu zgody przez osobę upoważnioną do reprezentowania spółki (nie dotyczy osób, które podpisały wniosek o wpis do rejestru lub udzieliły pełnomocnictwa do jego złożenia), wraz z danymi jej adresowymi do doręczeń.
• Lista zawierająca dane oraz adresy do doręczeń osób uprawnionych do reprezentowania spółki.

Umowa spółki musi być podpisana przez wszystkich wspólników. Podpisanie umowy oznacza stworzenie nowego podmiotu prawnego, który nazywa się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Na tym początkowym etapie spółka może podejmować zobowiązania podobnie jak standardowe przedsiębiorstwa, na przykład składać zamówienia u dostawców lub zawierać umowy z pracownikami. Niemniej jednak w tym okresie sprzedaż udziałów przez wspólników jest niemożliwa.

Niezbędne będzie przygotowanie i wypełnienie odpowiednich formularzy, dostępnych na stronach rządowych i w S24.

• PCC-3 (deklaracja dotycząca podatku od czynności cywilnoprawnych).
• NIP-8 (zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego).
• Oświadczenie o pokryciu kapitału początkowego.
• VAT-R (Zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług).

Rejestracja spółki – kolejne kroki w procesie

1. Wniesienie kapitału zakładowego – minimalny kapitał zakładowy dla spółki z o.o. w Polsce wynosi 5000 złotych. W umowie spółki musi być określona wysokość kapitału zakładowego oraz sposób jego pokrycia przez wspólników.
2. Otwarcie rachunku bankowego – rachunek bankowy dla spółki jest niezbędny, ponieważ musi zostać użyty do wpłaty kapitału zakładowego.
3. Zgłoszenie do sądu – innymi słowy wnioskowanie o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w miejscu siedziby spółki. Wniosek należy złożyć do właściwego sądu rejonowego.
4. Opłacenie podatków – rejestracja spółki to jedno, ale należy również zarejestrować ją w urzędzie skarbowym, uzyskać NIP (numer identyfikacji podatkowej) i opłacić wszelkie wymagane podatki.
5. Ustalenie odpowiednich dokumentów – ten krok jest zależny od rodzaju działalności przyszłej spółki, ale może obejmować uzyskanie koncesji, zezwoleń, rejestracji w urzędach branżowych itp.

W każdym przypadku warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnym, aby upewnić się, że wszystkie wymagane kroki są wykonane prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

ARPI Accounting posiada wieloletnie doświadczenie w procesie zakładania spółek, wspieramy zwłaszcza firmy zagraniczne, które chcą rozpocząć swą działalność w Polsce. 

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać kompleksowe wsparcie i uzyskać porady dotyczące każdego etapu zakładania spółek.