Warunki zatrudnienia i wymiary urlopów – stan na 2024

Co prawda rok 2024 stoi pod znakiem zbliżających się zmian w systemie fakturowania (KSeF), ale uważamy, że każdy moment jest dobry na przypomnienie podstawowych zasad z Kodeksu Pracy. 

Ustawodawca wprowadził w poprzednim roku szereg uaktualnień dotyczących warunki zatrudnienia oraz związanych z tym wymagań stawianych przed pracodawcami. Po wprowadzeniu nowych zasady regulowania pracy zdalnej (z 7 kwietnia 2023), kolejnym krokiem były zmiany w kwestiach związanych z urlopami, dniami wolnymi na opiekę i umowami. 

Najnowsze przepisy Kodeksu wprowadziła ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej ustawa nowelizacyjna). Wdraża ona dwie dyrektywy unijne 2019/1152 oraz 2019/1158.

Warunki zatrudnienia – informacja od pracodawcy

Zgodnie z przepisami z 2023 roku, pracodawca musi poinformować pracownika w postaci elektronicznej lub papierowej o szeregu informacji wyszczególnionych w treści ustawy. Wśród najważniejszych możemy znaleźć takie warunki zatrudnienia jak wymiar godzinowy pracy, przerwy i nadgodziny.

Nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

Nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Warunki zatrudnienia – urlop opiekuńczy

Aktualne przepisy umożliwiają urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, gdy w grę wchodzą poważne względy medyczne. Ustawowy wymiarze takiej formy urlopu to 5 dni.

• Wniosek na urlop opiekuńczy może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej;
• wniosek można złożyć w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem rzeczonego urlopu;
• urlop będzie mógł być wykorzystany jednorazowo albo w częściach;
• urlop może obejmować tylko dni pracy pracownika ustalone w umowie;
• wniosek nie może zdradzać informacji o stanie zdrowia osoby, której pracownik zapewnia osobistą opiekę, a jedynie przyczynę konieczności zapewnienia opieki;
• pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za dni spędzone na urlopie opiekuńczym, aczkolwiek okres urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia.

Dodatkowe dni wolne na opiekę i “siłę wyższą”

Zgodnie ustawowym rozumieniem ,”siła wyższa” w kontekście warunki zatrudnienia oznacza zdarzenie zewnętrzne następujące poza strukturą przedsiębiorstwa, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, nadzwyczajne i nagłe.

Po wejściu w życie nowelizacji, pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. 

W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. Wniosek należy złożyć najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia.

W niestandardowych sytuacjach, np. gdy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze etatu godzinowy, wymiar zwolnienia będzie ustalany proporcjonalnie. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

Umowy na okres próbny

Do przepisów określających zasady zawierania umów na okres próbny dodane zostały nowe zastrzeżenia. Umowy nadal nie mogą przekraczać 3 miesięcy i stanowią formę sprawdzenia kwalifikacji pracownika, natomiast pojawiły się nowe wyjątki:

• strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności;
• strony mogą zawrzeć umowę na czas krótszy:
  • 1 miesiąc – jeśli planują zawrzeć kolejną umowę o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy
  • 2 miesiące – jeśli planują zawrzeć kolejną umowę o pracę w wymiarze od 6 do 12 miesięcy.

Ponadto, strony umowy mogą od teraz jednokrotnie wydłużyć czas trwania umowy o pracę na okres próbny, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc w przypadku uzasadnionej potrzeby. 

Nowelizacja ogranicza również możliwość zawierania umów na okres próbny z tym samym pracownikiem wielokrotnie. Aktualnie jest to możliwe tylko w sytuacji, gdy pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.